振替枠の記録方法
管理者の方へ
振替の記録・承認（決まった／見送り／断られた／取りやめ／枠の付与）はグループの管理者も行えます（オーナー・組織管理者と同じ操作）。
このサービスが行うのは、振替の台帳管理（残数のカウント・消化・無効化の記録）だけです。実際の振替日の調整（候補日の提案、承諾のやり取り）は、電話・LINE等でメンバー・保護者と直接行ってください。調整が終わったら、その結果を管理画面で記録します。
振替枠のつき方（自動）
振替が有効なグループでは、次の3つの経路で振替枠が自動的につきます（メンバー・管理者どちらも、希望可否を選ぶ操作は不要です）。そもそも振替を使わない場合は、グループ設定で「振替の設定」の「振替の利用と付与条件」で「振替は使わない」を選びます。
① メンバーの「休む」連絡
メンバーが「休む」を連絡すると自動で振替枠が1つつきます。付き方は次の設定で調整できます。
- お休みの◯時間前まで（付与期限）：これより直前のお休みには振替をつけません（空欄なら制限なし）。
- 振替の有効期限（お休みになった日から◯日）（消化期限）：期限内に消化されなかった振替は自動でなくなります（空欄なら無期限）。
- 振替を貯められる上限（残数上限）：残っている振替がこの回数に達している間は、新しい振替をつけません（例：4にすると4回までしか貯まらず、それ以上は貯まりません）。振替が消化されればまた貯まります（空欄なら無制限）。この上限は②の開催中止による付与にも効きます（③の事後付与には影響しません）。
これらの設定項目のくわしい説明・デフォルト・変更時の注意点は振替の設定を決める（期限・上限）をご覧ください。
② 管理者都合による開催中止
管理者が予定を「開催しない」にした場合、その予定に出席予定だったメンバー全員に、自動で振替枠がつきます。対象は在籍中の方で、「参加する人」を決めている予定ではその方々だけです。既に①の連絡で振替を受け取っている方と、「振替を貯められる上限」に達している方には重ねて付与しません。付き方は中止の理由によってデフォルトが異なるため、グループの「振替の設定」の「振替の利用と付与条件」で次の2つを別々にオン・オフできます。
- 突発的なお休みによる自動付与（急な個別の中止・ルール停止）：デフォルトはONです。
- 前もって決まっているお休みによる自動付与（祝日、およびお盆・年末年始等の事前登録したお休み）：デフォルトはOFFです（あらかじめ分かっているお休みには振替をつけない運用をデフォルトとしています）。お休みを登録した時点で開催予定が既にできていれば、その場で振替枠がつきます。まだ開催予定が先の日付で作られていない場合は、開催予定日当日の夜間バッチでまとめて付与されます（当日の在籍状況で参加する人を正しく数えるためで、それより前に付けると開催日までの入退会を取りこぼすためです）。設定をオンにした直後は、直近1週間ぶんのお休みに対してもまとめて付与されることがあります（付与の処理が動かなかった日があっても取りこぼさないようにしているためです）。
これらは組織オーナー・組織管理者が複数のグループへまとめて適用することもできます。
③ 管理者による事後付与
そもそも振替がつかなかったメンバーへ、管理者の判断で個別に1つ付与する方法です（下記「事後付与」参照）。
記録できる結果は3種類
「振替枠台帳」の「未消化の枠」で、その枠の行の「詳細・操作」を開いて記録します。
- この日に決める：振替先の日を記録し、枠を1つ消化します（振替先の予定にその方の出席予定として計上されます）。押すと確認が出て、どの日・どのグループで確定するか、本人へお知らせのメールが届くか（申請中の枠で、結果を知らせる設定がONで、メールを登録している方のときだけ届きます）、あとで「取り消し（訂正）」で戻せることをお伝えします。入力を間違えた場合は、消化の取り消しもできます（そのときは本人へ取り消しのお知らせが届きます）。
- 断られた：振替の申し出を断られたことを記録します（断られた回数が+1される参考情報です）。回数による自動的な無効化は行いません。枠を閉じるかどうかは「取りやめる」で管理者が判断します。
- 取りやめ：管理者側の判断で枠を手動で無効化します（メモの入力は任意です）。誤って無効化した場合は、取り消して枠を復元できます（有効期限切れで自動的になくなった枠も、必要なら復元できます）。復元できるのは、在籍中のメンバーの枠だけです。
事後付与（あとから振替をつける）
お休みの連絡が付与期限に間に合わなかった、そもそもお休みの連絡がなかった等で自動では振替がつかなかったメンバーにも、振替枠台帳の見出しの右にある「振替枠を付与」（画面の下の「振替枠を付与」の欄へ移ります）から管理者の判断で1つ付与できます。
振替枠が自動でなくなる場合
「取りやめる」（管理者の手動操作）のほかにも、次のような場合に振替枠が自動的に無効になります。いずれも保護者・メンバーへの通知は送られません。
- 有効期限切れ：上記の消化期限を過ぎても消化されなかった場合
- 退会・削除：本人がグループを退会した、または管理者がメンバーを削除した場合（振替が有効な別グループを在籍先として持っている場合は、そちらへ引き継がれます）
- グループの終了：グループ自体が終了・削除された場合。同じ振替プールに開催中のグループが残っていれば、そちらへ引き継がれます（本人がすでにそのグループに参加していれば、そのグループへ。まだ参加していなくても、プールに開催中のグループがあれば引き継がれます）。同じプールに開催中のグループが1つも無いときだけ失効します。退会・削除より引き継がれる範囲が広いのは、グループが終わっただけで本人はまだ在籍しているためです
- アカウント削除：保護者のアカウント削除が確定した場合
いずれの場合も、誤りだった場合は振替枠台帳から「復元」で元に戻せます。
振替日・振替週があらかじめ決まっている場合
振替の日・週をあらかじめ決めて案内する運用（年に数回の振替週を設けている、等）でも、振替リクエスト機能をオンにする必要はありません。
- 振替日・振替週にあたる日を、「1回だけの予定を追加」（グループの「予定」タブ）から登録しておきます。
- 開催日を迎えたら、振替枠台帳の「未消化の枠」でその枠の行の「この日に決める」を開き、「振替先」で登録した予定を選んで記録します。
保護者から振替希望日を申請してもらいたい場合は、次の「振替リクエスト」をオンにしてください。
振替リクエスト（メンバーからの申請を受け付ける場合）
グループの「振替の設定」で「メンバーからの申請を使う」をオンにすると、上記の管理者による記録に加えて、保護者側からも振替先を申請できるようになります（デフォルトはオフで、オフのままなら以下の機能は一切表示されません）。
- 保護者は、休んだ予定の振替枠から「振替を申請する」を選び、振り替えたい日を選んで申請できます。申請を確認したら、管理者は既存の「この日に決める」（申請先の日でそのまま確定）または「見送り」で応じます。申請は保護者がいつでも取り下げられます。
- 1回の定員を設定すると、申請画面に「空き◯人」を表示できます。満員になった場合にキャンセル待ちとしての申請を受け付けるかどうかも設定できます（デフォルトはオフ）。
- 空きがある申請を、管理者の操作なしでその場で自動的に確定させる「自動承認」も設定できます（デフォルトはオフ。満員の場合はキャンセル待ちになり、空きが出たら先着順に自動で確定します。申請の締切を過ぎた日は繰り上げず、管理者が決めます）。
- 同じメンバーへの自動付与（お休み連絡による付与）を月に何回までにするか、上限を設定することもできます（デフォルトは無制限）。
- 振替を貯められる回数の上限も設定できます（デフォルトは無制限）。上限に達しているメンバーは振替枠の台帳の上部に表示されるため、「なぜこの子に振替がついていないのか」をその場で確認できます。
これらはすべてグループの「振替の設定」にまとまっており、使わないグループには表示されません。設定・運用のくわしい手順は振替リクエストを受け付ける（定員・キャンセル待ち・自動承認）をご覧ください。
振替に関する通知
振替に関するメール通知は、振替リクエストを使っているかどうかに関わらず送られることがあります（いずれもLINEでは送りません。メールアドレスをお持ちでない保護者には届きません）。
振替リクエストを使っていなくても送られる通知
電話・LINE等システムの外で調整した結果を台帳へ直接記録する、基本の運用のままでも、次の場面では通知が送られます。
- 一度「決まった」となっていた振替先の日が、あとから休みになったとき：枠をお返しした旨を本人（保護者）へお知らせします。
- お休みの連絡で受け取っていた振替枠が、管理者の代理入力（ダッシュボードの「出席にもどす」等）で取り消されたとき：本人（保護者）へお知らせします。本人自身の操作による取消では送りません。保護者が入れた欠席を戻したときは、「欠席の連絡が変更されました」のお知らせ1通に、振替の枠がなくなったこともまとめて書きます。
- 一度「決まった」と記録した振替を、管理者が台帳から取り消した（訂正した）とき：本人（保護者）へお知らせします。この通知は他の設定に関わらず必ず送られます。
- 振替先が別のグループ（同一の振替プールの別グループ）になったとき：受け入れ先グループの管理者へお知らせします（送るかどうかは「振替の申請・受け入れを管理者へメールで知らせる」の設定に従います）。上記の取り消し（訂正）の振替先も別グループだった場合、同様に受け入れ先の管理者へお知らせします。
振替リクエストを使っている場合に、追加で送られる通知
上記に加えて、次の通知が届きます（送るかどうかはそれぞれグループ設定でオン・オフを切り替えられます）。
- 本人からの申請・取り下げがあったとき（管理者へ・デフォルトオン）
- 申請に対して「決まった」（自動承認による確定を含む）「見送り」で応じたとき（申請した保護者へ・デフォルトオン）
- キャンセル待ち中の申請に空きが出たとき（待っている保護者へ・デフォルトオフ。先着順のご案内で確定ではない旨のお知らせです）
上記のいずれにも当てはまらない場面（申請を経ない「断られた」「取りやめ」の記録、有効期限切れ・退会・グループ終了・アカウント削除による自動的な無効化など）では通知は送られません。振替の日程調整そのものは、これまでどおり電話・LINE等システムの外で行ってください。
台帳をCSVでダウンロードする
台帳の画面（未消化・決まった記録・取りやめ／期限切れの一覧の下、事後付与の上）にある「ダウンロード（CSV）」から、台帳の一覧をCSVでダウンロードできます（振替枠がまだ1件も無いあいだは、この欄は表示されません）。いま画面で検索・絞り込んでいる条件（名前検索・並び替え・期間・同じプールのグループも表示）のまま、未消化・決まった記録・取りやめ／期限切れをまとめて書き出します。文字コードを選べます（UTF-8が既定です。古いExcelで文字化けする場合はShift_JISを選んでください）。氏名・グループ・発生元の種別・発生元の予定・状態・期限・消化先の予定・メモを書き出します。
この機能でできること・設定できる範囲は、「振替」でご確認いただけます。