振替の設定を決める（期限・上限）
管理者の方へ
設定できる場所
各グループの「設定」を開き、「詳細設定」を開くと「振替」の欄があります。「振替を使う」がOFFの 間は、以下の項目はすべて隠れます。ONにすると、期限や上限を決める項目が現れます。
付与期限（いつまでのお休み連絡を対象にするか）
「開始の◯時間前まで」または「◯日前まで」を指定すると、これより直前・当日ぎりぎりの「休む」 連絡には振替をつけなくなります。デフォルトは空欄＝制限なし（当日の連絡でも振替がつきます）。 この設定は、これから入る「休む」連絡だけに効きます。すでについている振替枠には影響しません。
欠席連絡での自動付与
「メンバーの欠席連絡で振替を自動付与する」は、メンバーが「休む」と連絡したときに新しい振替枠を付けるかを決めます。デフォルトはONです。OFFでも欠席連絡そのものは通常どおり保存され、急なお休み・休日・管理者による手動付与には影響しません。すでに付いた枠は、欠席を取り消したときにこれまでどおり取り消されます。
再振替の禁止（振替で来た回を休んだとき）
「振替で来た回を休んだときも振替を自動付与する」は、振替で来ていただいた回を、その方がまた 休んだときに新しい振替を付けるかを決めます。デフォルトはON（今までどおり付きます）です。
多くの教室では「振替のさらに振替（再振替）」は行わない運用のため、OFFにすると、振替で来る回を 休んでも新しい振替は付きません。欠席の連絡そのものは通常どおり保存され、その回が振替先ではない ふつうの欠席には影響しません。急なお休み・休日・管理者による手動付与にも影響しません。
OFFのときは、メンバーの画面にも「振替で来ていただく回のため、この日にお休みされても新しい振替は つきません。」と表示され、連絡しても振替がつかないことが事前に伝わります（上の「メンバーの 欠席連絡で振替を自動付与する」もOFFにしている場合は、そもそも振替の案内を出さないため この一文も出ません）。
管理者が代理でお休みを入力したときも同じように振替はつきません。 ただし管理者の画面には 理由を出していないため、「この子だけ振替がつかない」と気づいたときは、この設定と、その回が その方の振替先になっていないかをご確認ください。
消化期限（いつまでに使うか）
お休みになった元の回（開催日）を基準に、いつまでに使うかを決めます。過ぎると自動でなくなります。 デフォルトは空欄＝無期限です。元の回が無い枠（管理者が直接渡した枠）は、渡した日を基準にします。
決め方は2種類から選べます。
- 「日後まで」：開催日から何日以内かを日数で決めます（例：60日後まで）
- 「か月後の月末まで」：開催日を含む月から何か月後の月末までかを決めます（0＝その月の月末、 1＝翌月末、2＝翌々月末）。「翌月末まで」「当月内に使い切る」のような月単位のルールを 運用している教室は、こちらを選ぶと月初に休んだ人と月末に休んだ人で期限が変わりません （日数で決めると、休んだ日によって実質の猶予日数が変わってしまいます）
振替先への申請締切
メンバーが振替先の予定を選んで申し込める期限です。デフォルトは空欄＝制限なしです。 「時間前まで」はその予定の開始時刻（開始時刻がない場合はグループの連絡締切時刻）から数え、 「日前まで」は対象日の指定日前の23:59までです。締切後の予定は候補に表示されません。 この設定は、管理者が電話等で決まった振替を直接記録する操作には影響しません。
貯められる枠数の上限
未消化の振替がこの回数に達している間は、新しい振替をつけないようにする設定です。デフォルトは 空欄＝無制限です。
1か月に自動で付く枠数の上限
「休む」連絡による自動付与を、1か月あたり何回までにするかを決めます。デフォルトは空欄＝無制限 です。お休みによる付与や、次で説明する事後付与には影響しません。
振替を受けられる回数の上限
上の2つの上限（貯められる枠数・自動で付く枠数）は「休む連絡」や「枠が付く回数」を数えますが、 これは実際に振替を受講できる回数を数える、別の設定です。「月に何回まで休んでも振替がつくか」 ではなく「月に何回まで振替を受けられるか」を決めたいとき（月2回まで・年3回までのような 実際の教室運用）に使います。回数の数え方は振替先の予定日（受講日）で、値と単位 （月ごと／年ごと。年は1月1日〜12月31日で固定です）を選べます。デフォルトは空欄＝無制限です。
上限は「申し込もうとしている回」の月・年ごとに数えます（「いまの月」ではありません）。 たとえば9月にすでに2回受講していても、10月分の上限に達していなければ10月の回は申し込めます。 逆に、10月分の上限にすでに達していれば、9月の受講状況に関わらず10月の回だけ申し込めなくなります。
この上限は、メンバー自身が振替先を申し込む操作にだけ効きます。上限に達した月・年の回だけ 申込画面の候補から選べなくなり、「◯月に受けられる振替の回数が上限に達しています」のように どの月・年の上限かが分かる案内が表示されます（上限に達していない月・年の回は引き続き選べます）。 管理者が電話等で決まった振替を直接記録する操作や、事後付与には影響しません（教室のルール として、必要な場合は上限を超えて記録できます）。
上限に達している方は、振替枠の台帳の先頭にまとめて表示されます（「今月／今年」の上限に達している 方の一覧です）。「なぜこの子は申し込めないのか」と聞かれたときは、そこでご確認ください。 この上限では振替枠そのものはなくなりません（上の2つの上限は枠が付かなくなる設定ですが、 こちらはその期間の申し込みだけを止めます）。
お休みによる自動付与（理由ごとに分けられます）
- 急なお休み（こちら都合の中止）：デフォルトはON。振替がつきます。
- お盆・年末年始・祝日などの、あらかじめ決まっている休み：デフォルトはOFF。振替はつきません。 くわしくは休み・祝日の設定方法をご覧ください。
設定を変えたとき、すでに付いている枠はどうなるか
- 消化期限を変えても、すでについている枠の期限は変わりません。 期限は振替がついた時点の 設定でそのつど決まる仕組みのため、あとから短く・長くしても、決め方（日数／月末）を 切り替えても、過去についた枠にはさかのぼって適用されません。新しい設定のあとに付与される 枠から、新しい設定が使われます
- 貯められる枠数の上限を後から下げても、すでに持っている枠を取り上げることはありません。 新しい付与だけが止まり、上限を超えて持っている分はそのまま残ります。振替を消化すればまた貯まる ようになります
- 付与期限・1か月の上限も同様に、変更はこれからの付与の可否だけに影響し、過去に付いた枠を さかのぼって取り消すことはありません
- 「振替を使う」自体をOFFにする場合は別です。未消化の枠が残っているグループでOFFにしようと すると確認画面が表示され、「このまま枠を残す」（初期値）か「未消化の枠をまとめて無効化する」 かを選べます。何もしなければ枠は消えません
組織全体でまとめて設定する
複数のグループを持つ組織では、組織オーナー・組織管理者が「組織の管理」→「振替のデフォルト」から、 上記の期限・上限・自動付与の設定を組織のデフォルトとして決められます。選んだグループへ値をコピーする 機能ではなく、個別に設定を変えていないグループすべてに自動的に反映されます（以後、組織のデフォルトを 変えれば、それらのグループにもそのつど自動的に追随します）。あるグループが振替の設定を個別に 変えていた場合は、そのグループには組織のデフォルトは反映されません（個別の設定が優先されます。 「グループ設定のデフォルト」画面の「選んだグループの上書きを解除する」から個別設定を外せます。 振替の設定だけを戻したい場合は、そのグループ自身の「設定」画面の振替セクションにある 「組織のデフォルトに戻す」からも戻せます）。このグループの「設定」画面の振替セクションには 「保存済みの内容は、組織のデフォルトにしたがっています」または「保存済みの内容は、 このグループだけの設定です」が表示されます（保存済みの状態を言う行なので、画面を触っただけでは 変わりません）。
この機能でできること・設定できる範囲は、「振替」でご確認いただけます。