振替の設定を決める（期限・上限）

設定できる場所

各グループの「設定」を開き、「振替」の行の「変更」を押すと、振替の設定の画面が開きます。この画面は目的ごとの行に分かれていて、それぞれの行に今の設定が短く表示されます。変えたい行の「変更」を押し、その行の内容だけを保存します（ほかの行の設定は変わりません）。

• 振替の利用と付与条件：振替を使うかどうかと、どんなお休みに振替を自動でつけるか
• 振替を付ける締切と回数：いつまでのお休み連絡を対象にするか（付与期限）と、1か月に自動で付く枠数の上限
• 振替を使える期限と上限：消化期限・振替を受けられる回数の上限・貯められる枠数の上限
• メンバーからの申請と受け入れ：振替リクエストと申請締切・定員など（振替リクエスト）
• 振替のメール通知（振替リクエスト）
• グループをまたいだ振替：振替を共通にするグループのまとまり（プール名。組織にグループが2つ以上あるときだけ。別のグループへ振替する）

パソコンでは、短い項目は同じ画面の小さな窓（ダイアログ）で変更します。項目の多い「振替を使える期限と上限」「メンバーからの申請と受け入れ」と、スマートフォンでの変更は、その項目だけの画面で行います。

「振替の利用と付与条件」で「振替は使わない」を選んでいる間は、ほかの行は隠れます。「使う」に戻して保存すると、ほかの行が現れます。使わないにする前に決めていた期限や上限は消えずに残っており、使うに戻すとそのまま使われます。「設定」の画面の「振替」の行には、使っているかどうかと、どんなお休みに振替を自動でつけるかが短く表示されます。

付与期限（いつまでのお休み連絡を対象にするか）

「開始の◯時間前まで」または「◯日前まで」を指定すると、これより直前・当日ぎりぎりの「休む」連絡には振替をつけなくなります。デフォルトは空欄＝制限なし（当日の連絡でも振替がつきます）。「時間前まで」は予定の開始時刻（開始時刻がない予定は欠席連絡の締切時刻）から数えます。「日前まで」はその日いっぱいが期限で、たとえば「1日前まで」なら予定の前日の夜までの連絡に振替がつきます。この設定は、これから入る「休む」連絡だけに効きます。すでについている振替枠には影響しません。

欠席連絡での自動付与

「振替の利用と付与条件」の「自動で振替をつけるお休み」の「メンバーの欠席連絡」は、メンバーが「休む」と連絡したときに新しい振替枠を付けるかを決めます。デフォルトはONです。OFFでも欠席連絡そのものは通常どおり保存され、急なお休み・前もって決まったお休み・管理者による手動付与には影響しません。すでに付いた枠は、欠席を取り消したときにこれまでどおり取り消されます。

振替で来た予定を休んだとき

同じ「自動で振替をつけるお休み」の「振替で来た予定のお休み」は、振替で来ていただく予定に、その方がまた休んだときに新しい振替を付けるかを決めます。デフォルトはON（今までどおり付きます）です。

振替で来る予定を休んだときの振替を行わない運用なら、OFFにします。OFFにすると、振替で来る予定を休んでも新しい振替は付きません。欠席の連絡そのものは通常どおり保存され、その予定が振替先ではないふつうの欠席には影響しません。急なお休み・前もって決まったお休み・管理者による手動付与にも影響しません。

OFFのときは、メンバーの画面にも「振替で来ていただく予定のため、この日にお休みされても新しい振替はつきません。」と表示され、連絡しても振替がつかないことが事前に伝わります（上の「メンバーの欠席連絡」もOFFにしている場合は、そもそも振替の案内を出さないためこの一文も出ません）。

管理者が代理でお休みを入力したときも同じように振替はつきません。 ただし管理者の画面には理由を出していないため、「この子だけ振替がつかない」と気づいたときは、この設定と、その予定がその方の振替先になっていないかをご確認ください。

消化期限（いつまでに使うか）

お休みになった元の予定（開催日）を基準に、いつまでに使うかを決めます。過ぎると自動でなくなります。デフォルトは空欄＝無期限です。元の予定が無い枠（管理者が直接渡した枠）は、渡した日を基準にします。

決め方は2種類から選べます。

• 「日後まで」：開催日から何日以内かを日数で決めます（例：60日後まで）
• 「か月後の月末まで」：開催日を含む月から何か月後の月末までかを決めます（0＝その月の月末、 1＝翌月末、2＝翌々月末）。「翌月末まで」「当月内に使い切る」のような月単位のルールを運用しているグループは、こちらを選ぶと月初に休んだ人と月末に休んだ人で期限が変わりません（日数で決めると、休んだ日によって実質の猶予日数が変わってしまいます）

振替先への申請締切

メンバーが振替先の予定を選んで申し込める期限です。デフォルトは空欄＝制限なしです。「時間前まで」はその予定の開始時刻（開始時刻がない場合はグループの連絡締切時刻）から数え、「日前まで」は対象日の指定日前の23:59までです。締切後の予定は候補に表示されません。この設定は、管理者が電話等で決まった振替を直接記録する操作には影響しません。

貯められる枠数の上限

未消化の振替がこの回数に達している間は、新しい振替をつけないようにする設定です。デフォルトは空欄＝無制限です。

1か月に自動で付く枠数の上限

「休む」連絡による自動付与を、1か月あたり何回までにするかを決めます。デフォルトは空欄＝無制限です。お休みによる付与や、次で説明する事後付与には影響しません。

振替を受けられる回数の上限

上の2つの上限（貯められる枠数・自動で付く枠数）は「休む連絡」や「枠が付く回数」を数えますが、これは実際に振替を受講できる回数を数える、別の設定です。「月に何回まで休んでも振替がつくか」ではなく「月に何回まで振替を受けられるか」を決めたいとき（月2回まで・年3回までのような実際の運用）に使います。回数の数え方は振替先の予定日（受講日）で、値と単位（月ごと／年ごと。年は1月1日〜12月31日で固定です）を選べます。デフォルトは空欄＝無制限です。

上限は「申し込もうとしている予定」の月・年ごとに数えます（「いまの月」ではありません）。たとえば9月にすでに2回受講していても、10月分の上限に達していなければ10月の予定は申し込めます。逆に、10月分の上限にすでに達していれば、9月の受講状況に関わらず10月の予定だけ申し込めなくなります。

この上限は、メンバー自身が振替先を申し込む操作にだけ効きます。上限に達した月・年の予定だけ申込画面の候補から選べなくなり、「◯月に受けられる振替の回数が上限に達しています」のようにどの月・年の上限かが分かる案内が表示されます（上限に達していない月・年の予定は引き続き選べます）。管理者が電話等で決まった振替を直接記録する操作や、事後付与には影響しません（グループのルールとして、必要な場合は上限を超えて記録できます）。

上限に達している方は、振替枠の台帳の先頭にまとめて表示されます（「今月／今年」の上限に達している方の一覧です）。「なぜこの子は申し込めないのか」と聞かれたときは、そこでご確認ください。この上限では振替枠そのものはなくなりません（上の2つの上限は枠が付かなくなる設定ですが、こちらはその期間の申し込みだけを止めます）。

お休みによる自動付与（理由ごとに分けられます）

• 急なお休み（こちら都合の中止）：デフォルトはON。振替がつきます。
• お盆・年末年始・祝日などの、あらかじめ決まっている休み：デフォルトはOFF。振替はつきません。くわしくは休み・祝日の設定方法をご覧ください。

設定を変えたとき、すでに付いている枠はどうなるか

• 消化期限を変えても、すでについている枠の期限は変わりません。 期限は振替がついた時点の設定でそのつど決まる仕組みのため、あとから短く・長くしても、決め方（日数／月末）を切り替えても、過去についた枠にはさかのぼって適用されません。新しい設定のあとに付与される枠から、新しい設定が使われます
• 貯められる枠数の上限を後から下げても、すでに持っている枠を取り上げることはありません。新しい付与だけが止まり、上限を超えて持っている分はそのまま残ります。振替を消化すればまた貯まるようになります
• 付与期限・1か月の上限も同様に、変更はこれからの付与の可否だけに影響し、過去に付いた枠をさかのぼって取り消すことはありません
• 振替そのものを「使わない」にする場合は別です。未消化の枠が残っているグループでOFFにしようとすると確認画面が表示され、「このまま枠を残す」（初期値）か「未消化の枠をまとめて無効化する」かを選べます。何もしなければ枠は消えません
• ただし、すでに申請中の振替は、どちらを選んでも取り消されます（OFFの間は振替の申請ができなくなるためです）。確認画面には「申請中の振替が◯件あります」と出ます。メールを登録しているメンバー（保護者）には、取り消された申請先の日をお知らせします
• この件数には、同じ振替のまとまり（プール名）の別のグループから、このグループの予定へ申請していた方も含みます。そのため、このグループに未消化の枠が1件も無くても確認画面が出ることがあります
• 「振替を共通にするグループのまとまり（プール名）」を変えたときも、まとまりの外になる申請は取り消され、保護者へメールが届きます（枠は残るので申請し直せます）。こちらは確認画面を挟みません。詳しくは「別のグループへ振替する（振替プール）」をご覧ください

組織全体でまとめて設定する

複数のグループを持つ組織では、組織オーナー・組織管理者が「組織の管理」→「組織の設定」の振替の章から、上記の期限・上限・自動付与の設定を組織のデフォルトとして決められます。グループの振替の設定と同じ目的ごとの行に分かれていて、行ごとに「変更」を押すと、その行の項目だけを組織で指定します（ほかの行の「組織で指定しているか」は変わりません）。

選んだグループへ値をコピーする機能ではありません。個別に設定を変えていないグループすべてに自動的に反映され、以後、組織のデフォルトを変えれば、それらのグループもそのつど自動的に追随します。あるグループが振替の一部の項目（たとえば1回の定員だけ）を個別に変えていた場合、その項目には組織のデフォルトは反映されませんが、それ以外の項目には反映されます。個別の設定が優先されるのは、個別に変えた項目だけです。

個別設定は「組織の設定」の「個別に設定しているグループ」から外せます。振替の設定だけを戻したい場合は、そのグループ自身の「振替の設定」の画面の末尾にある「振替の設定をすべて組織のデフォルトに戻す」からも戻せます。組織が振替の一部の項目だけを決めているときは、このボタンは「組織と標準の設定に戻す」になり、組織が決めていない項目は標準の設定にしたがいます。

「組織の設定」の振替の各行には、その行の設定がいま何グループに反映されるか（そのうち何グループが一部の項目を個別に設定しているか）が表示されています。すべてのグループが振替のすべての項目を個別に変えている場合（グループをまだ作っていない場合も同じです）は「いま反映されるグループはありません」と表示されますが、設定そのものは保存され、これから作るグループと、個別設定を外したグループに効きます。組織で指定した振替の設定をすべて外したいときは、画面の末尾の「振替のデフォルトをすべて外す」を使います。

保存すると、画面の上に変えた項目と、反映されたグループ数が表示されます。確認画面が表示されるのは、次の2つの場合だけです。

• 「グループをまたいだ振替」でプール名をまとめて設定するときに、まとまりの外になって取り消される申請がある、または対象グループのプール名がすでに2種類以上に分かれているとき（対象グループと変更先のプール名を確かめます）
• 振替を使わないようにするときに、未消化の枠が残る、または他のグループからこれらのグループの予定へ振替の申請が入っているとき（上記）

グループの「振替の設定」の画面では、各行に「組織のデフォルト」「標準の設定」「このグループだけ」「一部このグループだけ（ほかは組織のデフォルト）」のような表示が出ます。組織が行の一部の項目だけを決めているときは「組織／標準の設定」と出ます。どれも保存済みの状態を言う表示なので、画面を触っただけでは変わりません。「設定」の画面の「振替」の行にも、「組織のデフォルト」「このグループだけ」のどちらかが短く表示されます。

組織のデフォルトで振替を使わない場合も、個別に振替を使っているグループがあれば、期限・申請・通知などの組織のデフォルトは「組織の設定」の振替の章で決められます（そのグループがしたがいます）。

この機能でできること・設定できる範囲は、「振替」でご確認いただけます。