振替リクエストを受け付ける（定員・キャンセル待ち・自動承認）

振替の記録・承認（決まった／見送り／断られた／取りやめ／枠の付与）はグループの管理者も行えます（オーナー・組織管理者と同じ操作）。

オンにする場所

各グループの「設定」→「振替の設定」の「メンバーからの申請と受け入れ」の行で「変更」を押すと、「メンバーからの申請を使う」があります。デフォルトはOFFで、OFFの間は保護者側にも申請の画面は一切出ません。ONにすると、保護者が振替先の日を自分で選んで申し込めるようになります。同じ画面の申請締切・1回の定員・キャンセル待ち・自動承認は、ONのときだけ働きます。

申請先の候補に、本人の予定は入りません。1つのグループだけで使うときは、「振替を共通にするグループのまとまり」で別のグループを束ねるか、指名枠の予定があるときに候補日が出ます。申請先になるのは、振替を共通にしているほかのグループの予定です。どちらも無いときは、設定の画面に「いまは、申請できる日がありません」と出て、「グループをまたいだ振替を設定する」から共通にするグループを決められます。

申請が届いたらどこに出るか

申請が届くと、「振替枠台帳」画面の「未消化の枠」の先頭にその枠が並びます。枠の「状態」は「申請中」、「希望先」の欄は「希望：◯月◯日」と表示され、画面上部にも申請の件数がまとめて案内されます。その枠の行の「詳細・操作」を開き、次のどちらかで応じます。

• この日に決める：申請された日でそのまま振替先を確定します（押すと確認が出て、確定する日と、本人へ「振替が決まりました」のお知らせが届くかをお伝えします。満員の日を選んだときは、確認に「この日は満員です（定員を1人超えます）」と、その日に先着で待っている方の人数も出ます）
• 見送りにする：申請を見送ります（結果は「見送り」として記録され、回数は台帳の「見送り・断られた◯回」に数えられます）

「この日に決める」で選べる振替先には、その方が通常参加する予定（グループ全員の予定・その方を指名した枠の予定）は出ません。選べる予定が1つも無いときは、枠で参加する人を分けているグループでは「振替できる空きがありません（枠を足すか、定員を増やしてください）」、分けていないグループ（全員が対象）では「このグループでは振替先になる別の予定がありません。日程は管理者にご相談ください。」と表示されます。

保護者は申請をいつでも取り下げられます。取り下げられた枠は「希望」の表示が消え、通常の未消化の枠として台帳に戻るので、あらためて事後付与や別の申請を待つ形になります。

「希望」の日が振替先の一覧に出ないとき

申請を受け付けたあとに予定の公開範囲（毎週の予定（枠）をつくるの「予定の公開範囲」）を短くすると、希望されていた日が振替先の選択肢から外れることがあります。この場合、行の「希望： ◯月◯日」の表示はそのまま残りますが、「詳細・操作」の中の振替先の一覧からはその日を選べません。台帳画面には「現在の公開範囲の外のため選べません」という案内と、公開範囲を広げる・別の日で確定する・見送りにする、のいずれかを選ぶよう案内が表示されます。希望日を自動で書き換えたり無効にしたりすることはありません。

1回の定員と「空き◯人」

「1回の定員」に人数を設定すると、申請画面にその予定の「空き◯人」が表示されます。空き人数は、定員から出席予定の人数（在籍人数から欠席連絡を除いた数）と、すでに振替で確定している人数を差し引いて計算されます。空きが0以下になると「満員」と表示されます。定員を設定しない場合、空き人数の表示や満員判定そのものが行われません。

「1回の定員」は、振替の空きを数えるための人数です（在籍＋受け入れる振替の人数）。在籍が5人のグループで振替を2人まで受け入れるなら、7人にします。定員が在籍以下だと、欠席が出るまで常に満員になるため、設定の画面の定員の欄の下に「欠席が出るまで振替を受け入れません」と出ます（保存はできます）。毎週の予定ごとの「この予定の定員」を空欄にしたときの扱いは、その欄の説明に出ます（グループの定員があればそれを使い、なければ、対象が1人の予定は定員1・それ以外は定員なし）。

キャンセル待ち

「満員でもキャンセル待ちとして申請を受け付ける」（デフォルトOFF）をONにすると、満員の予定にも申込みができ、申込み順に「先着◯番目」として台帳に並びます。自動承認（下記）がOFFのグループでは、空きが出ても自動で繰り上がることはありません。「キャンセル待ちの人へ『空きが出ました』メールを送る」（デフォルトOFF）をあわせてONにすると、満員→空きに転じたタイミングで待っている保護者へ案内メールが届きますが、これはあくまで先着順のお知らせで、確定ではありません。確定させるには、管理者が台帳から「この日に決める」を選ぶ必要があります。

自動承認

「空きがある申請を自動で承認する」（デフォルトOFF）をONにすると、申請の時点で空きがある場合（定員を設定していない場合を含む）、管理者の操作を待たずにその場で振替先が確定します。満員の場合はキャンセル待ちになります。 そのあと、在籍の方の欠席の連絡や「決まった」の取り消しでその日に空きが出ると、空きの数だけ、申し込んだ順（先着順）に自動で確定します（本人へ「振替が決まりました」、管理者へ「自動承認された」旨のお知らせが届きます。繰り上がった方には「空きが出ました」のお知らせは送りません）。ただし、申請の締切を過ぎた日は自動では繰り上げません。その日は空きのお知らせ（設定がONのとき）だけが届き、確定は管理者が「この日に決める」で行います。管理者には通常の申請通知の代わりに「自動承認された」旨の通知が届きます。

通知

申請・取り下げ・確定・見送り・空き発生の案内は、それぞれオン・オフを切り替えられます（「振替の設定」の「振替のメール通知」の行の「変更」から）。くわしくは振替枠の記録方法の「振替に関する通知」をご覧ください。

この機能でできること・設定できる範囲は、「振替」でご確認いただけます。