振替リクエストを受け付ける（定員・キャンセル待ち・自動承認）
管理者の方へ
振替の記録・承認（決まった／断られた／取りやめ／枠の付与）はグループの管理者も行えます （オーナー・組織管理者と同じ操作）。
オンにする場所
各グループの「設定」→「詳細設定」→「振替」の中に「振替リクエスト（メンバーからの申請）を 使う」があります。デフォルトはOFFで、OFFの間は保護者側にも申請の画面は一切出ません。ONにする と、保護者が振替先の日を自分で選んで申し込めるようになり、下記のクラス定員・キャンセル待ち・ 自動承認の項目が現れます。
申請が届いたらどこに出るか
「振替枠台帳」画面の「対応が必要な枠」に、申請中の枠が「希望：◯月◯日」として 表示されます。申請の件数がある場合は画面上部にもまとめて案内が出ます。応じ方は次の2つです。
- 決まった：申請された日でそのまま振替先を確定します（押すと確認が出て、確定する日と、 本人へ「振替が決まりました」のお知らせが届くかをお伝えします）
- 見送りにする：申請を断ります（「断られた」の記録として残ります）
保護者は申請をいつでも取り下げられます。取り下げられた枠は「希望」の表示が消え、通常の未消化の 枠として台帳に戻るので、あらためて事後付与や別の申請を待つ形になります。
「希望」の日が振替先の一覧に出ないとき
申請を受け付けたあとに予定の公開範囲（毎週の予定（枠）をつくるの 「予定の公開範囲」）を短くすると、希望されていた日が振替先の選択肢から外れることがあります。この場合、行の「希望： ◯月◯日」の表示はそのまま残りますが、下の振替先の一覧からはその日を選べません。台帳画面には 「現在の公開範囲の外のため選べません」という案内と、公開範囲を広げる・別の日で確定する・ 見送りにする、のいずれかを選ぶよう案内が表示されます。希望日を自動で書き換えたり無効にしたり することはありません。
クラス定員と「空き◯人」
「クラス定員」に人数を設定すると、申請画面にその回の「空き◯人」が表示されます。空き人数は、 定員から出席予定の人数（在籍人数から欠席連絡を除いた数）と、すでに振替で確定している人数を 差し引いて計算されます。空きが0以下になると「満員」と表示されます。定員を設定しない場合、 空き人数の表示や満員判定そのものが行われません。
キャンセル待ち
「満員でもキャンセル待ちとして申請を受け付ける」（デフォルトOFF）をONにすると、満員の回にも 申込みができ、申込み順に「先着◯番目」として台帳に並びます。空きが出たときに自動で繰り上がる ことはありません。「キャンセル待ちの人へ『空きが出ました』メールを送る」（デフォルトOFF）を あわせてONにすると、満員→空きに転じたタイミングで待っている保護者へ案内メールが届きますが、 これはあくまで先着順のお知らせで、確定ではありません。確定させるには、管理者が台帳から 「決まった」を選ぶ必要があります。
自動承認
「空きがある申請を自動で承認する」（デフォルトOFF）をONにすると、申請の時点で空きがある場合 （定員を設定していない場合を含む）、管理者の操作を待たずにその場で振替先が確定します。満員の 場合は自動承認されず、キャンセル待ちのまま残ります（前述のとおり繰り上げも自動では行われませ ん）。管理者には通常の申請通知の代わりに「自動承認された」旨の通知が届きます。
通知
申請・取り下げ・確定・見送り・空き発生の案内は、それぞれオン・オフを切り替えられます。くわしく は振替枠の記録方法の「振替に関する通知」をご覧ください。
この機能でできること・設定できる範囲は、「振替」でご確認いただけます。