振替

休んだぶんの振替を、台帳として記録・管理します。

振替の枠の残数も消化も自動で追いかけるので、紙の管理をやめられます。使わない教室には一切表示しません。

振替枠は自動で付与され、メンバーは残数を見るだけ、管理者は「決まった／断られた／取りやめ」を記録するだけで済みます。

振替のルールは教室ごとに違います。 枠の付き方・期限・貯められる数は設定で変えられ、デフォルトはいずれも「制限なし」。いまのルールに上限や期限がないなら、何も設定せずにそのまま使えます。

できること

• 振替が有効なグループ（クラス・チームなど）では、メンバーが「休む」を入力すると自動で1枠が付きます。本人に「振替を希望しますか」と選ばせません
• 休む の取り消しで、未消化の枠も取り消されます（申告のやり直しで枠が増えません）
• 休むと連絡していた人が当日来たときは、欠席者の一覧の「来ました」で出席にもどせます。この分の未消化の枠も同時に取り消されるので、使われていない振替が残りません（出欠まとめのメール・LINEの本文にも同じ案内が入ります）
• こちら都合のお休みでも枠が付きます。その回の対象者全員が必ず1枠を受け取ります（残数上限を設定している場合を除く）
• 連絡なしで休んだ・付与期限を過ぎたなど、自動でつかなかった場合は、管理者が振替台帳から任意に枠を渡せます（事後付与）
• メンバーは自分の残り回数と履歴（消化期限つき）を画面で確認できます。操作は不要です
• 管理者は台帳に結果を記録できます。決まった（振替先を記録して消化・訂正可）／断られた（回数を数えるだけ・自動で無効にはしません）／取りやめ（手動で削除・復元可）
• 同じ組織の別グループへ振替できます（振替できるクラスの組み合わせ＝振替プールを同じにしたグループ間）。体操とそろばんのように種別が違うグループは跨ぎません
• 別グループへの振替はゲスト参加として扱い、そのグループの名簿・出欠集計には混ぜません
• ゲスト参加の来場記録（来なかった・取り消し）は、受け入れ先のグループの管理画面から行えます。 そのグループの名簿には載らないため、来場の記録だけをここで管理します
• メンバーから振替先を申請してもらう運用にもできます（デフォルトはOFF）。申請画面では欠席の人数だけが見え、誰が休むかは見えません
• 申請を使う場合、空き人数の表示・満員判定・キャンセル待ち・空き発生のお知らせ・自動承認まで設定できます

設定できる範囲

グループごとに設定します（組織の複数グループへまとめて適用もできます）。すべてデフォルトのままでも動きます。

いまの教室のルールと突き合わせてご確認ください。 数を制限する項目はすべてデフォルトが「制限なし」で、制限したい教室だけが設定します。

基本の設定

• 振替を使うかどうか：使わない設定にすると、メンバー・管理者の双方から振替のメニューと表示が消えます
• 付与期限：「開始の◯時間前まで」または「◯日前まで」。これを過ぎた駆け込みの欠席には枠を付けません。デフォルトは制限なし（当日の連絡でも枠が付きます）
• 消化期限：付与から◯日で未使用の枠を自動で失効させます。デフォルトは無期限（期限を設けない運用のまま使えます）
• 貯められる枠数の上限：未消化の枠が上限に達している間は、自動付与を止めます。デフォルトは無制限で、上限そのものを設けない運用ができます。「4枠まで」のように決めたい教室だけが数を設定します。上限を後から下げても、すでに持っている枠を取り上げることはしません（付与が止まるだけです）
• 1か月に自動で付く枠数の上限：デフォルトは無制限。月内の付与を絞りたい教室だけが設定します
• お休みで枠を出すかどうかを、お休みの理由ごとに分けられます：突発の個別のお休みはデフォルトON（振替あり）、お盆・年末年始・祝日などあらかじめ決まっている休みはデフォルトOFF（振替なし）

メンバーからの申請を使う場合

• メンバーからの振替申請：デフォルトOFF。ONにすると申請・取り下げができます
• クラス定員：設定すると申請画面に「空き◯人」が出て、満員判定が働きます。デフォルトは未設定
• キャンセル待ち：満員でも申請を受け付けるか。デフォルトOFF
• 空きが出たときのお知らせ：キャンセル待ちの人へメールを送るか。デフォルトOFF
• 自動承認：空きがあれば管理者の操作なしで確定させるか。デフォルトOFF
• 通知：申請・取り下げの管理者向けメール、許可・見送りの本人向けメール（いずれもデフォルトON）

できないこと・向かない運用

• 振替日の調整そのものは、教室とご家庭のやり取りで行います。クルカナが引き受けるのは枠の残数と結果の記録です（申請機能をONにすれば、メンバーが日付を指定して申し込むところまで画面で行えます）
• 振替に関するお知らせはメールと画面表示でお届けします（LINEは使いません）
• キャンセル待ちの繰り上げは管理者が行います。 空きが出たことをお知らせするところまでが自動です
• 「断られた」は回数を数えるだけです。 枠は自動で無効にならないので、不要になった枠は「取りやめ」で消してください
• 消化済みの枠は、お休みを取り消しても自動では戻りません（未消化の枠は自動で取り消されます）。戻す場合は管理者が調整します。休むと連絡していた人が当日来た場合も同じで、振替の日が別で既に決まっていたときは自動で取り消しません（振替先の予定に人数として入っているためです）。「来ました」を押したあとに画面へお名前が出るので、台帳でご判断ください
• 月謝・チケットの残数管理には対応していません（向いている運用・向かない運用）

こんな運用の例

• 振替を使わない教室：設定でOFFにすれば、メンバーにも管理者にも振替は一切現れません。出欠の連絡と集計だけのシンプルな画面になります
• 曜日別クラスの教室：休んだら自動で1枠。別の曜日のクラスへ振替できるよう、同じ振替プールにまとめます
• 定員のある水泳教室：クラス定員を設定し、メンバーからの申請をONに。空きがあれば自動承認、満員ならキャンセル待ちにします
• 枠を貯め込ませたくない教室：消化期限（例：60日）と、貯められる枠数の上限（例：4枠）を設定します