振替

できること

振替の残り回数も、使ったかどうかも自動で記録されるので、紙の管理をやめられます。振替を使わないグループには、振替の画面は一切表示されません。

保護者・メンバーから見ると

• 「休む」を入力すると、振替の枠が自動で1つ付きます（グループの設定で決めた条件の範囲で）。振替を希望するかどうかを選ぶ手間はありません
• 自分の残り回数と履歴（いつまで使えるか）を画面で確認できます
• グループで申請を受け付けている場合は、振替に行きたい日を画面から申し込めます。申し込む画面に出るのは空きの人数だけで、誰が休むかは見えません

管理者ができること

• 振替の結果を台帳に記録します：決まった（振替先を記録）／断られた（回数を記録）／取りやめ（枠を消す）
• こちら都合のお休みにも枠を配れます。 その予定に参加する人全員に1枠ずつ配られます
• 連絡なしで休んだ人など、自動で付かなかった場合は、台帳から枠を渡せます
• 同じ組織の別のクラスへ振替できます。振替してよいクラスどうしを「振替プール」としてまとめます（体操とそろばんのように種類が違うクラスは分けておけます）
• 別のクラスから振替で来た人が来たかどうかは、受け入れ先の画面で記録できます
• 申請を受け付ける場合は、空き人数の表示・満員の判定・キャンセル待ち・空きが出たときのお知らせ・自動承認まで設定できます

設定できる範囲

振替のルールはグループごとに違います。 枠の付き方・期限・貯められる数・受けられる回数は設定で変えられます。期限や数の上限は、デフォルトがいずれも制限なしです。いまのルールに上限や期限がないなら、何も設定せずにそのまま使えます。

グループごとに設定します（組織の複数グループへまとめて設定することもできます）。

基本の設定

• 振替を使うかどうか：使わない設定にすると、メンバー・管理者の双方から振替の画面が消えます
• 付与期限：「開始の◯時間前まで」または「◯日前まで」の連絡に枠を付けます。デフォルトは制限なし（当日の連絡でも枠が付きます）
• 消化期限：付いた枠をいつまで使えるか。デフォルトは無期限です。「付与から◯日」のほか、「当月末まで」「翌月末まで」のような月末の区切りも選べます
• お休みの連絡で枠を自動で付けるか：デフォルトは「付ける」。付けない設定にすると、枠は管理者が渡したときだけ付きます
• 振替で来た日にまた休んだとき、枠を付け直すか：デフォルトは「付ける」。付けない設定にすると、振替で来る予定を休んでも新しい枠は付きません
• 貯められる枠数の上限：デフォルトは無制限。「4枠まで」のように決めたいグループだけが設定します
• 1か月に自動で付く枠数の上限：デフォルトは無制限
• 振替を受けられる回数の上限：「月2回まで」「年3回まで」のように、実際に振替に来られる回数を決められます。デフォルトは無制限。休んだぶんは全部枠にするが、受けられるのは月2回まで、という場合はこちらを使います
• お休みの理由ごとに枠を出すか：台風など突発のお休みはデフォルト「出す」、お盆・年末年始・祝日など前から決まっている休みはデフォルト「出さない」

メンバーからの申請を使う場合

• 申請の受け付け：デフォルトはOFF。ONにすると、メンバーが振替に行きたい日を申し込めます
• 1回の定員：設定すると申請画面に「空き◯人」が出て、満員を判定します
• 申請の締切：「開始の◯時間前まで」または「◯日前まで」。デフォルトは制限なし
• キャンセル待ち・空きが出たときのお知らせ・自動承認：いずれもデフォルトはOFF
• 申請に関するお知らせ：申請・取り下げは管理者へ、許可・見送りは本人へ、メールで届きます（それぞれ止められます）

できないこと・向かない運用

• 台帳だけで使う場合（①）、振替の日を決めるやり取りは管理者とご家庭で行います。申請を受け付ける設定（②③）なら、日付の申し込みから承認までを画面でできます
• キャンセル待ちの繰り上げは、自動承認を使っているかで変わります。 自動承認を使っているグループでは、空きが出ると申し込んだ順に自動で決まります。使っていないグループでは、管理者が繰り上げます（自動なのは、空きが出たことのお知らせまでです）。申請の締切を過ぎた日は、自動承認でも管理者が決めます
• 振替に関するお知らせはメールと画面表示です。 LINEには届きません
• 月謝・チケットの残数管理には対応していません（向いている運用・向かない運用）

こんな運用の例

• 振替を使わない教室：設定でOFFにすれば、振替の画面は出ません。出欠の連絡と集計だけのシンプルな画面になります
• 曜日別クラスの教室：休んだら自動で1枠。どの曜日のクラスにも振替できるよう、全クラスを同じ振替プールにまとめます
• 定員のある水泳教室：1回の定員を決めて、メンバーからの申請をONにします。空きがあれば自動承認、満員ならキャンセル待ちにします
• 枠を貯め込ませたくない教室：消化期限（例：60日）と、貯められる枠数の上限（例：4枠）を設定します
• 「翌月中に振替」と決めている教室：消化期限を「翌月末まで」にします
• 振替は月2回までの教室：振替を受けられる回数の上限を「月2回」にします