初期設定はどう進めればいい？

管理者の方へ

はじめて組織・グループを作るときは、1問ずつ答えるウィザードで進めます。組織とグループを作る最初の3問はおよそ3分、続けて組織の設定まで一通り進めても15分程度です。

初期設定は、組織を作る「① 基本」と、続けて設定を順に答える「組織の設定」の2段構成です。メールアドレスの確認が済んだあと、組織もグループも持っていない方は、この初期設定の画面から始まります。

① 基本：組織を作る

いちばん近い用途を選択します（習い事教室・個人レッスン・スポーツチーム・職場・地域団体・その他）。選んだ用途に応じて、振替や祝日の扱いなどの初期設定のベース（プリセット）が自動的に適用されます。用途がぴったり当てはまらなくても構いません。たとえば職場プリセットでは振替がOFFになり、「欠席の入力・集計・メール共有」だけのシンプルな見た目になります。
組織名を入力します。
最初のグループ名を入力して「組織を作成する」を押すと、組織と最初のグループが作られます。用途がスポーツチーム・地域団体・その他の場合は、グループ名の下で「参加する人」（子ども／本人）を選べます。あとからグループの設定でも変えられます。用途が個人レッスンの場合は、教室全体で1つのグループにします（生徒ごとにグループを作る必要はありません。「ピアノ個人レッスン」のような名前を付けます）。生徒ごとの時間は、このあとの毎週の予定（枠）で作ります。

組織名とグループ名の問いの先頭には、選んだ用途に合わせて「組織」「グループ」が何を指すかの一言が出ます（たとえば習い事教室なら、組織は教室全体、グループはクラスです）。

この3問の途中で画面を離れても、同じ端末・同じブラウザで戻れば答えたところまでが入力欄に残った状態で続きから進められます。ただし、しばらく（目安2時間）操作がないと入力は消えて最初からになります（組織はまだ作られていないので、中途半端な組織が残ることはありません）。

すでに組織をお持ちの方が最初の画面を開いたときは、問いの前に、初期設定の続きとお持ちの組織の一覧が出ます。 2つ目の組織を作るときは、そのまま下の問いに進めます。

組織の設定を順に答える

組織を作ると「組織の設定」の画面が開き、いちばん上に「はじめの準備」が出ます。「上から順に設定する」を押すと、設定を1ページずつ進められます。使い始めるだけなら「ここで使い始める」で構いません。あとから「組織の設定」のカードで、いつでも再開できます。

通るページは用途と答えによって変わります。おおよその順は次のとおりです。

グループと予定：ほかのグループをまとめて作る、グループごとの毎週の予定、お盆・年末年始などのお休みの日
振替：振替を使うか。使う場合は、どんなお休みに振替を付けるか、付ける締切と回数、使える期限と上限、メンバーからの申請の受け入れ、通知、グループをまたいだ振替
予定の見え方：予定を何ヶ月先まで表示するか、祝日をお休みにするか
出欠のルール：欠席・遅刻などの連絡の受け付け方（締切後の連絡先を含む）、欠席連絡の締切時刻
通知：通知の受け取り方法、出欠まとめを送るタイミング、追加の通知先メール
メンバーと◯◯を迎える：参加の承認、グループごとのグループ管理者（先生・コーチなど。呼び方は用途で変わり、組織の設定の「組織名」の行の「変更」から開く「詳細設定」で変えられます）の招待、グループ管理者がいるグループでは管理者の名前の表示、グループごとのメンバーの迎え方

各ページの見出しの下には、短い説明が出ます。選び方を知りたいときは「くわしく」を押すと、例や迷ったときの目安、ヘルプへのリンクがその場で開きます。

進め方

今の位置は、ページの上で分かります。 いまの章と章の中の位置、残りの目安の時間が出ます。「すべての章を見る」を開くと、章ごとの済み・未・飛ばしたページの数が見え、好きなページへ移れます。
答えはその場で保存されます。 途中でやめても、それまでの答えは残ります。
決めなくてよいページは「おすすめのまま次へ」で進めます。 いまの値が括弧で添えられています。迷ったら、そのまま進んで構いません。
毎週の予定と、メンバーの迎え方は、使い始める前に決めておくページです。 「おすすめのまま」は選べず、飛ばすときは「あとで決める」を押します。飛ばしたページは、完了画面と一覧に残ります。
確認の画面が出るもの（祝日の扱いを変えるとき、お休みの登録、新しい追加の通知先メール、料金が変わる通知の種別、振替をやめるとき）は、確認のあとに続きへ戻ります。
先にメンバーへ案内したいときは、目次の下の「先にメンバーへの案内（QR・リンク）を出す」から、最初のグループの招待の画面へ移れます。初期設定の続きは、組織の管理から再開できます。
中断して、続きをあとでできます。 組織の管理画面と各グループの今日の出欠に「初期設定の続き（残りNページ）」が出ます。別の端末や後日でも、いちばん最初の未回答のページから再開できます。案内が要らなければ「もう案内しない」で消せます（組織の管理者全員の画面から消えます）。消したあとも、組織の管理画面の末尾の「初期設定を開く」から続けられます。

振替を使う組織と使わない組織

振替を使うかどうかで、そのあとの流れが変わります。

使う組織は、振替の4ページ（利用と付与条件・付ける締切と回数・使える期限と上限・申請の受け入れ）も、使い始める前に決めておくページです。「おすすめのまま」は選べません。期限や上限を決めずに始めると、振替の枠がたまり続けて、あとから直しにくくなるためです。習い事教室と個人レッスンは、あらかじめ「使う」が選ばれています。
使わない組織（スポーツチーム・職場・地域団体・その他は、あらかじめ「使わない」）は、振替の詳しいページが飛ばされ（職場では「振替を使うか」の問いも順に答える流れに出ません。使いたくなったときは組織の設定の一覧から切り替えます）、そのことが次のページの上に出ます。答えは残るので、あとで「使う」にすれば前の答えのまま戻ります。
使い始めに必要なページが済むと、「残りはおすすめのままで使い始める」が出ます。押すと、残りのページをおすすめのままとして記録して終わります。使わない組織は、毎週の予定とメンバーの迎え方を決めれば、すぐここまで進めます。

最後まで進んだとき

完了画面には、「あとで決めたページ」と「おすすめのままにした設定」が名前つきで並び、それぞれ設定できる画面へのリンクが付きます。

稼働中のグループがあれば、グループごとに、選んだ迎え方の次の一手が並びます。「キッズダンス：名簿をまとめて登録する」「ジュニアダンス：共通QRの印刷」「大人のバレエ：まだ選んでいません（選ぶ）」のような形です。グループが複数あるときは、先頭のグループが「次にやること」に、ほかのグループが「ほかのグループ」に並びます。QR・リンクの実物は、「みんなに配る」を選んだグループにだけ出ます（名簿で配るグループの共通QR・リンクは、そのグループの招待の画面にあります）。地域団体では、先頭に「予定を追加」（出欠を取る行事）と「イベントを作成」（参加を募る行事）の2行が並びます。

各ページについて

毎週の予定はグループごとのページで、稼働中のグループの数だけ順に出ます。曜日は複数選んでまとめて追加できます。月・水・金16時のような予定は、同じ入力を繰り返さずに済みます。時間帯が違う曜日があるときは、時刻を変えてもう一度追加してください。追加してもそのページに残り、登録済みの一覧が増えていきます。1件以上あると「次へ」、1件もないときは「あとで決める」になります。個人レッスン（ピアノ教室や個別指導塾のように生徒ごとに時刻が違う運用）では、曜日・時刻の枠だけを作ります。どの生徒がその枠に来るかは、生徒を登録したあとに、各枠の「参加する人を選ぶ」で決めます（完了画面にも「生徒を枠に入れる」の入口が出ます）。職場では、人ごとに出勤の曜日が違うときの作り方（曜日ごとに予定を作り、あとで「参加する人」を決める）が画面に添えられます。行事中心で毎週の固定予定がない地域団体には、このページは出ません。
ほかのグループは、グループが複数ある場合に、名前をまとめて入力して作れます（「入力欄を増やす」で欄が増えます。書いたグループは「次へ」でも作られます）。グループの数で料金は変わりません。組織の管理の「グループを追加」から、同じページを開くこともできます。
お休みの日は、お盆・年末年始などの祝日以外のお休みを、組織全体に登録するページです。登録するとそのページに残り、「次へ」で進みます。登録した日の予定は自動でお休みになり、あとから追加するグループにも同じ日が適用されます。
振替は、どの用途でも最初に「使うか」を尋ねます。使うことにすると、詳しいページが加わります。振替待ちの枠が残っている組織で振替をやめようとすると、枠を残すか、まとめて無効にするかを選ぶ確認画面が挟まります。グループをまたいだ振替は、振替を使い、グループが2つ以上ある組織にだけ出ます。「プール名」を決めて、選んだグループへまとめて適用します。すでに別のプール名のグループがあると、意図しない統合を防ぐ確認画面が挟まります。
欠席連絡の締切時刻・参加の承認・欠席・遅刻などの連絡の受け付け方は、組織全体のデフォルトとして保存され、個別に設定していないグループへ自動で反映されます。受け付け方は「アプリで受け付ける／お電話のみにする／受け付けない」から選び、連絡先（電話番号など。任意）も一緒に決められます。受け付け方をアプリ以外にすると、締切時刻のページは飛ばされます。参加の承認は、職場・地域団体を選んだ場合は「承認を必要とする」、それ以外は「承認は不要（即参加）」が選ばれた状態で出ます（いま実際に効いている値です）。スポーツチーム・地域団体では、「承認を必要とする」に一言のヒントが添えられます。
グループ管理者（◯◯）はグループごとのページで、稼働中のグループの数だけ順に出ます。「「キッズダンス」を担当するグループ管理者（◯◯）を招待しますか」のように、そのグループを選んだ状態で招待の画面が開きます。ほかのグループも担当してもらうときは「ほかのグループも担当する場合」を開いて選べます。すでに担当の方・招待中の方がいれば、その一覧が上に出ます。招待メールを送るとそのページに残り、結果が上の帯に出ます。どのグループのグループ管理者もあとで招待するときは、1枚目の「◯◯の招待はあとで（全グループ）」で、残りのページをまとめて進められます（グループ管理者のいないグループは「あとで決める」になり、組織の設定のグループ管理者の行とグループごとの行に「未確認」と出て残ります。あとで「組織の設定」の「グループ管理者（◯◯）」から招待できます）。グループ管理者がいないグループは「◯◯はいない（自分で見る）」で進みます。招待したグループ管理者は名簿に登録されないため、出欠の集計・人数・お支払いの対象には入りません。個人レッスンでは、このページは順には出ません（組織の設定のグループ管理者の行から招待できます）。グループ管理者がいるグループ（担当の方か、期限内の招待中の方がいるグループ）だけ、続けて管理者の名前の表示（メンバー・保護者に名前を見せるか）を尋ねます。
メンバーの迎え方はグループごとのページです。「みんなに配る」（同じQR・リンクを配り、参加時に本人が名前を登録する）か、「名簿で配る」（名簿に名前を先に登録して、一人ずつ個人QRを配る）を選びます。見出しは「「キッズダンス」は、どちらの方法でメンバーを迎えますか」のように、どのグループへの問いかが分かる形です。選ぶとその方法の説明が開きます。みんなに配る場合は、参加の承認の状態が出ます。名簿で配る場合、名簿の登録は人数に応じて料金が変わるため、初期設定の外（招待の画面）で行います。印刷や名簿の登録、参加の承認の変更へのリンクは新しいタブで開くので、案内の続きは元のタブに残ります。職場・スポーツチーム・個人レッスンでは「名簿で配る」、ほかの用途では「みんなに配る」があらかじめ選ばれた状態で出ます（保存するまでは設定に入りません）。選んだ方法は、招待の画面で上に出る節にも反映されます。
出欠まとめを送るタイミングは、「締切時刻に1回」（標準）か、「締切時刻に加えて前日の指定した時刻にも送る」かの2択です。細かい設定は、あとから「組織の設定」（グループが1つならそのグループの「設定」）で変えられます。
追加の通知先メールは、本部など全グループの通知をまとめて受け取りたい宛先を、1行に1件、最大5件まで登録できます。新しいアドレスを追加するときは、そのアドレスへ確認のメールが届くことをもう一度確認してから保存します（宛先を間違えないための確認です）。

予定の公開範囲・祝日の扱いなどは組織全体のデフォルトとして保存されるため、あとからグループを増やしても同じ設定が使われます。グループが2つ以上の組織では「組織の設定」で、グループが1つならグループの「設定」で変えられます。グループごとに変えることもできます。

プリセットでOFFになった機能（振替など）の詳しいメニューは、画面に出ません。使いたくなったときに、設定画面からいつでもONにできます。

組織の管理画面には、設定の途中でも「次にやること」が出ることがあります。まだメンバーを1人も招待していない間は、「メンバーを招待しましょう」がすぐに案内されます。「グループの予定を登録しましょう」だけは、順に答える案内の「毎週の予定」と二重にならないよう、その案内にまだ答えていないグループがある間（地域団体を除く）は出ません。「毎週の予定」に答える（または「あとで決める」にする）と、すぐに出ます。地域団体では、この項目の代わりに「予定を追加」「イベントを作成」の2行が出ます。

お支払い登録がまだの組織には、無料枠（在籍メンバー20人まで。管理権限だけをお持ちの方は含みません）の説明が添えられます。名簿を一括仮登録する前に、料金がどこから発生するかを確認できます。お支払い登録済み・トライアル中の組織には出ません。詳しくは料金はいくらですか？無料のまま使えますか？をご覧ください。

あとからグループを追加したとき

初期設定を終えたあと（または「ここで使い始める」を押したあと）に、組織の管理の「グループを追加」やグループのまとめて追加でグループを作ると、続けてそのグループの準備のページが開きます。通るページは、そのグループの毎週の予定（地域団体を除く）、グループ管理者の招待（組織のオーナー・組織管理者のときだけ。個人レッスンを除く）、グループ管理者がいるグループでは管理者の名前の表示、最後に「このグループだけ変える設定」です。メンバーの迎え方は毎週の予定のすぐあとに聞きます。組織の設定（締切時刻・参加の承認など）は、新しいグループにもそのまま使われるので、1つずつは聞きません。組織と違う設定にしたいものがなければ、最後のページの「組織と同じでよい（完了）」で終わります。

すぐに今日の出欠を使いたいときは、最初のページの上の「あとで設定して、いま使い始める」を押してください。そのグループの今日の出欠に「このグループの設定の続き（残りNページ）」が出て、あとから続けられます（「もう案内しない」で消せます）。グループの設定の画面のいちばん上の「続きから進める」からも再開できます
終わると、選んだ迎え方に合わせて、そのグループの共通QRを印刷する・名簿をまとめて登録する、のどちらかから始められます（まだ選んでいなければ迎え方を選ぶことから）
まとめて複数のグループを作ったときは、最初のグループの準備から始まります。ほかのグループは、それぞれの今日の出欠のカードから進めてください
初期設定の途中で作ったグループは、初期設定の続きの中で一緒に聞きます（グループごとの準備のページは出ません）
グループのグループ管理者も、担当のグループの準備を進められます（グループ管理者の招待のページは出ません。招待は組織のオーナー・組織管理者だけができます）

設定を順に見直す

設定を一通り確かめ直したいときは、「組織の設定」のいちばん上の「設定を順に見直す」、または各グループの設定のいちばん上の「このグループの設定を順に見直す」を押します。初期設定と同じページを順に開き、変えないページは「変えずに次へ」で進めます。最後のページのあとは、元の設定の画面に戻ります。組織の設定の見直しは、組織のオーナー・組織管理者だけが使えます。

章ごとに見直すこともできます。「組織の設定」の各章の見出しの近くにある「この章を順に見直す」を押すと、その章のページだけを順に開き、最後は一覧のその章に戻ります。

親の設定を変えたとき

「振替を使う」「受け付け方」などを変えると、設定のページが増えたり減ったりします。増えたページのうちまだ確認していないものは、保存したあとの1行に「振替の詳細（4ページ）も確認してください」と出て、「順に確認する」から続けて開けます。減ったページの答えは消えず、そのまま残ります。ページが戻ったときは、前に答えた内容が残っていて、「前の答えのままです。変えるときだけ直してください。」と出ます。

あとから用途を変えたとき

組織の管理画面の「組織の情報」の「用途」の行の「変更」から、選んだ用途をあとで変えられます。用途が効くのは、組織の設定の案内でどのページを出すか（毎週の予定のページは地域団体以外、振替を「使う」かどうかの最初の選択など）と、案内で作る毎週の予定の作り方（個人レッスンは、決まった人だけが参加する枠として作ります）です。

用途を変えても、① で用意した初期設定のベース（プリセット）を適用し直すことはありません。グループ設定のデフォルトや、各グループの締切時刻・振替・祝日の扱いなどの設定はそのまま残ります。設定を変えたいときは、グループが2つ以上の組織では組織の管理の「組織の設定」や各グループの設定から、グループが1つなら、そのグループの「設定」から変えてください。

この機能でできること・設定できる範囲は、「参加してもらう」でご確認いただけます。

解決しないときは、メールでお問い合わせください。support@kurukana.com