個人情報の扱いと安全対策

クルカナでお預かりする情報、扱う人、守り方、削除と保存期間をまとめます。正確な内容はプライバシーポリシーでご確認ください。

お預かりする情報

• メンバー：登録はお名前だけです（ニックネームでもかまいません）。住所・生年月日などは、組織が申込みや参加の手続きで求めた場合だけ、組織が集めます。
• アカウント：お名前と、ログインに使うメールアドレスまたはログインIDなどです。パスワードは元に戻せない形で保存します。
• 使う中で残る記録：予定・出欠・連絡事項・振替・行事の申し込みなど、出欠の管理に使う記録です。

扱う人

• メンバーのお名前・出欠は、そのメンバーが参加しているグループ（振替で参加する先を含みます）の管理者と、組織の管理者（オーナー・組織管理者）が扱います。ひとりで運営している場合は、登録した方（オーナー）がすべてを扱います。
  • オーナーは組織の代表の方（1人。はじめは組織を登録した方で、引き継げます）、組織管理者はオーナーと同じように組織全体を管理する方（料金・組織の削除・引き継ぎ・組織管理者を外すのはオーナーだけ）、グループ管理者は担当するグループ（クラス・班など）だけを管理する方です。たとえば習い事教室なら代表の方がオーナー、事務の方が組織管理者、各クラスの先生がグループ管理者。子ども会なら登録した会長がオーナー、副会長や会計が組織管理者、班の世話役がグループ管理者です（くわしくは「組織管理者の招待・権限について」）。
• 管理者が出欠まとめなどの通知先に登録したメールアドレスにも、お知らせが届きます。
• ほかのメンバー（ほかのご家庭）の画面には表示されません。ご家族と共有したメンバーは、そのご家族も見られます。
• 運営スタッフは、お問い合わせへの対応や不正利用の調査のときに照会することがあります。運営の管理画面での操作は、すべて記録に残します。

守り方

• 通信・保管ともに暗号化しています。
• 管理の画面は、権限のある管理者にだけ開きます。グループ管理者は担当のグループだけ、組織の管理者はその組織の中だけを扱えます。

削除と保存期間

• アカウントを削除したとき：30日のあいだは元に戻せます。過ぎると、個人を特定できる情報を削除します。
• 組織を離れたとき（退会・名簿からの削除など）：その組織での記録は、最後の在籍が終わった月の1年後の翌月の末日まで（たとえば3月に在籍が終われば、翌年の4月末まで）残り、過ぎると、その組織の記録から名前などを消します（出欠は、だれのものか分からない形にして件数だけ残します）。その日までは、在籍していたグループの管理者と組織の管理者が名前を見られます。アカウントの無いお子さま（管理者が名簿に登録しただけのお子さま）も、同じ期日まで残ります。1年とひと月ほど残すのは、組織が前の年度の記録を年に1回まとめて書き出せるようにするためです。
• 組織を削除したとき：記録は同じ期日まで残ります。組織の画面は閉じるので、管理者も見られなくなります。
• 参加の終わったお子さまは、最初に登録した保護者がアカウント設定から外せます。外すと、ご自身とご家族の画面から見えなくなります（組織の記録は、上の期日まで残ります）。
• 管理者の側からは、期日より前に名前を消すことはできません（名簿から削除しても、上の期日まで残ります）。保護者から早く消してほしいと言われたときは、次の方法を案内してください。
• 早く消したいときは、お子さまをアカウントから外さずに、保護者がアカウントを削除してください。組織の期日より前でも、削除から30日で消えます（先に外したお子さまは、組織の期日まで残ります）。ほかに消してほしいものがあるときは、お問い合わせください（プライバシーポリシー 6.）。
• アカウントを削除すると、そのアカウントで登録したお子さまは全員、参加しているグループからすぐに抜けます（30日のあいだは元に戻せます）。ご家族と共有しているお子さまは、削除の画面で、ご家族へ引き継ぐか一緒に削除するかを選べます（はじめは引き継ぐになっています）。
• 削除したデータが、データベースのバックアップに最長27日残ることがあります（サーバーを預けている事業者が自社で取るバックアップは、プライバシーポリシー 8.のとおりです）。

管理者の方へ

• グループの中の個人情報の管理は、管理者の方の責任でお願いします（利用規約 第9条）。
• 名簿・出欠をCSVで保存したときは、保存したファイルも同じように管理してください。
• お知らせの届け先や、組織管理者・グループ管理者に招く方は、必要な方だけにしてください。