出欠まとめの届き方を変える

設定画面はどこか

グループの管理画面で「設定 →『そのほかの設定』→ 通知の設定」を開きます。通知の設定には、いまの設定の要約が並んでいます。「出欠まとめの送り方」の行の「変更」を押すと、届くタイミング・「欠席の連絡があったときだけ送る」・まとめ方を1つの画面でまとめて変えられます（保存するとこの3つだけが保存され、通知の受け取り方法や追加の通知先は変わりません）。

届くタイミングを最大3回まで増やせる

出欠まとめが届くタイミングは、1つの予定につき最大3件まで設定できます。タイミングごとに次の2種類から選べます。

• 締切時刻：出欠の締切に連動して届きます
• 開催日のn日前の時刻：開催日の0〜7日前を指定し、決まった時刻（時：分）に届きます

初期状態は締切時刻の1件だけで、何も変更しなければ今までと同じ届き方です。増やす場合は「タイミング2」「タイミング3」の種別を「使わない」から切り替え、種別ごとに必要な入力（n日前・時刻）を入れて保存します。

件名だけでも欠席の有無がわかる

出欠まとめのメールの件名には、欠席連絡の人数（0人なら「欠席なし」、遅刻・早退などの連絡事項があれば「・連絡1件」）が入ります。受信箱で件名だけを見ても、開かずに「今日は欠席の連絡があるかどうか」が分かります（氏名は件名には出ません）。同じ日の2通目以降で、前のまとめのあとに連絡が変わった人がいると、件名に「・前回から変更あり」が付き、本文の最初に変わった方の名前が書かれます。

暫定と確定は自動で切り替わる

どのタイミングのまとめも、設定した時刻の分が終わってから（16:06なら16:07に）届くため、その分に受け付けた連絡もまとめに入ります。締切より前に届くまとめは「暫定」、締切を過ぎてから届くまとめは「確定」として、本文の文言が自動で切り替わります。送信する時点で締切前かどうかを見て判定しているため、暫定・確定を自分で選ぶ操作はありません。

1日分をまとめて1通にする

「出欠まとめの送り方」の「まとめ方」で、「予定ごとに送る」（デフォルト）と「1日分をまとめて送る」を選べます。個人レッスンのように1日に何枠も予定が並ぶ運用では、枠の数だけ届くと数が多くなるため、まとめて1通に切り替えられます。初期設定で「個人レッスン」「職場」を選んで作った組織は、はじめから「1日分をまとめて送る」になっています。1日に複数の予定があるグループで「予定ごとに送る」のままになっている場合は、設定画面にまとめ送信への切り替えを案内する注記が表示されます。

欠席が1件もない予定は送らない

「欠席の連絡があったときだけ送る」をオンにすると、休みの連絡が1件もない予定のまとめは送られなくなります。ただし、遅刻・早退などの連絡事項が入っている予定は、この設定をオンにしていても届きます。欠席がゼロでも連絡事項がある予定は「何もない」わけではないためです。

来る人が少ない予定（個人レッスンなど）は、出欠まとめの本文に「その日誰が何時に来るか」の名簿が載ります。この設定をオンにすると、欠席の連絡がない日はその名簿ごと届かなくなります。該当するグループでは、設定画面のこのトグルのすぐ下に注記が表示されます。

初期設定（プリセット）ごとにデフォルトが違う

組織を作るとき最初に選ぶ用途（習い事教室・個人レッスン・スポーツチーム・職場・地域団体・その他）によって、この設定のデフォルトが異なります。

• 習い事教室・スポーツチーム・職場・地域団体：デフォルトはオン（欠席の連絡があった日だけ届きます）。「誰が休むか」を集めるための連絡が中心で、「欠席0人」のまとめは情報として意味を持ちにくいためです
• 個人レッスン：デフォルトはオフ（毎回届きます）。来る人が少なく本文が名簿形式になるため、欠席が0人の日こそ「その日誰が何時に来るか」の予定表として役立ちます
• その他：デフォルトはオフ（毎回届きます）

あくまでデフォルトであり、あとから設定画面でいつでもオン・オフを切り替えられます。すでに運用中のグループの設定が、このデフォルトの変更によって自動で切り替わることはありません。

最後のタイミングが連絡事項受け付けの締めも兼ねる

設定した中でいちばん遅いタイミングが、遅刻・早退などの連絡事項を受け付ける締めにもなります。設定画面のタイミングの欄の下に、「遅刻・早退などの連絡は 当日 08:00 まで受け付けます。」のように、いつまで受け付けるかが出ます。タイミングは発火の早い順に並んで表示されます。タイミングを減らす・早める変更をすると、連絡事項を受け付けられる時間も一緒に短くなる点に注意してください。

自分だけ、このグループの出欠まとめの受け取りを止める・戻す

複数のグループを担当していると、出欠まとめが1日に何通も届くことがあります。「この出欠まとめの受け取り設定」を使うと、自分だけ、このグループの出欠まとめ（欠席連絡の集計）を受け取らないようにできます。

• 止まるのはこの機能（出欠まとめ）だけです。お休みのお知らせ・参加申請の通知・イベント・お支払いに関する連絡など、他のお知らせは今までどおり届きます
• 止めるのは自分の受け取りだけで、他の管理者の設定には影響しません
• そのグループの出欠まとめを受け取る管理者が誰もいなくなる場合は、停止できません。他の管理者が受け取れる状態にしてから、あらためて停止してください
• 止めたあとに気が変わったら、いつでも再開できます。再開できる場所は次の2か所です
  • グループの通知設定画面（「あなたの出欠まとめの受け取り」のボタン）
  • 担当グループの一覧（/my-groups）。受け取りを止めているグループには印が付き、そこから通知設定画面へ戻れます
• 出欠まとめのメール本文の末尾にも、この設定画面へのリンクがあります。メールのリンクを開くだけでは止まりません（開くと今の設定が表示されるだけです）。実際に止める・再開するには、画面のボタンを押してください

担当グループぶんをまとめて止める・戻す

たくさんのグループを担当していて1つずつ止めるのが大変な場合は、組織ぶんをまとめて止めることもできます。担当グループの一覧（/my-groups）を開き、「出欠まとめの受け取り」を開いて「出欠まとめをまとめて停止する」を押してください（担当グループが2つ以上ある組織にだけ表示されます）。戻すときも同じ場所から「まとめての停止を戻す」を押します。

• 止まるのは出欠まとめだけです（グループごとの停止と同じで、他のお知らせは届きます）
• あなたのほかに出欠まとめを受け取る管理者がいないグループは、まとめて止めても届き続けます。誰にも届かなくなるのを防ぐためで、該当するグループがある場合は止める前に画面へ名前が出ます
• グループごとの停止と、まとめての停止は別々の設定です。まとめての停止を戻しても、グループごとに止めているぶんは止まったままになります（戻すには、そのグループの通知設定画面で解除してください）。まとめて止めているあいだ、グループごとに止めている数は同じ画面に表示されます
• まとめて止めているあいだ、グループの通知設定画面には「まとめて受け取らない設定にしています」と表示され、戻す場所（担当グループの一覧）が案内されます

変更はいつ反映されるか

保存した設定は、以後にそのタイミングを迎える予定から使われます。すでに送信済みのタイミングにさかのぼって再送されることはありません。

組織のデフォルトにしたがっているか

通知タイミング・「欠席の連絡があったときだけ送る」・まとめ方（予定ごと／1日分まとめて）は 3つで1組として扱われ、組織全体でまとめて設定することもできます。このグループの通知設定画面の「出欠まとめの送り方」の行には「組織のデフォルト」「このグループだけ」のどちらかが出ます。「変更」で開いた画面には「保存済みの内容は、組織のデフォルトにしたがっています」または「保存済みの内容は、このグループだけの設定です」と表示されます（保存済みの状態を言う行です）。個別に設定している場合は、その画面の「組織のデフォルトに戻す」でまとめて戻せます。

この機能でできること・設定できる範囲は、「お知らせが届く」でご確認いただけます。