部活動の地域展開で立ち上げた地域クラブの出欠管理（名簿・出欠・行事を1つの団体で）

中学校の部活動が地域クラブへ地域展開していく中で、受け皿になるクラブを新しく立ち上げた、または引き受けた人が、出欠管理の事務をどう回すかをまとめた使い方です。総合型地域スポーツクラブのように複数の種目・複数のチームを1つの団体で運営する場合も同じです。

学校の部活動と違って、地域クラブには名簿・出欠・連絡をまとめる係が最初からいません。指導者は練習に集中したいのに、参加者の把握・欠席の連絡・行事の出欠が、誰かの個人LINEとExcelに集まっていきます。役員が替わると、そのまま引き継げなくなります。

クルカナは、この「名簿・出欠・連絡」の3つだけを受け持ちます。会費の集金と送迎は受け持ちません（集金は、会費・月謝の集金を専門に扱うサービスと組み合わせてください）。

事務の最小構成

立ち上げ時に決めることのチェックリスト

クルカナの設定と、団体として決めておくことを一緒に並べています。決めた内容がそのまま設定になります。

• 活動日と時刻（曜日ごと・祝日の扱い）→ 毎週の予定と祝日の設定
• 欠席連絡の締切（練習の何時間前か）→ 締切時刻の設定
• 欠席連絡の手段（画面から。電話しか使えない家庭があるなら、代表が代理で入力する設定）→ メンバーからの連絡の受け付け方を「お電話のみ」に
• 出欠まとめの届け先（指導者・代表・保護者会の共有アドレス）→ 追加の通知先（最大5件）
• 参加の受け付け方（誰でも参加できるか、代表が承認するか）→ 参加承認の設定
• 複数の種目に出る子の登録（先に1つの種目で登録し、ほかの種目へは名簿から「別のグループへ移す」の「追加する」で依頼を送り、保護者が承認）→ 種目ごとの指導者が別々に名簿を一括登録すると同じ子が二重になるので、登録の担当を1人に決めておきます
• 大会にどちらの所属で出るか（学校の部活動か、クラブか。同じ競技では一方からのみ）→ クルカナの外で事前に決め、記録しておく事項です
• 保険の加入（スポーツ安全保険など）→ クルカナの外で決める事項です
• 会費の額と集め方 → クルカナの外で決める事項です（集金の機能はありません）

設定の例

• 種目ごと、または学年ごとにグループを分けます。グループの数は料金に影響しません
• 締切は練習開始の数時間前。人数を見て練習メニューや車出しを決める時刻から逆算します
• 大会・合宿はイベントで。定員・申込締切・キャンセル待ちが使えます
• 振替はOFFのまま。画面から振替のメニューが消えます

料金の目安

在籍する参加者の人数だけで決まります（指導者・代表・管理者は数えません）。

種目やチームを増やしても、団体全体の人数で決まります（グループ数は料金に影響しません）。LINEで受け取る場合は、在籍30人までは月500円、100人なら月1,550円が加わります（料金の試算／できることはお知らせが届く）。

人数を入れて試算する → 料金の試算

ここが効きます

• 種目やチームが増えても、名簿と出欠の置き場所が1つのままです
• 毎週の欠席連絡と、大会・合宿の申し込みが混ざりません
• 指導者が替わっても、記録が個人の端末に残りません
• 保護者は1つのアカウントで、習い事教室や別のチームと同じ画面から連絡できます

向いていない場合

• 会費の集金や、送迎の管理はできません
• 大会の出場資格や所属の判定はしません（決めた内容を記録しておく場所として使えます）
• メンバー（保護者・参加者）への通知はメールで届きます。 LINEは指導者・代表向けの通知にお使いいただけます