出欠の連絡と集計

休む人だけが画面から知らせ、締切時刻になると欠席者と人数が自動でまとまって管理者へ届きます。旅行や試合で休む日が決まっていれば、先の予定にも前もって入れておけます。

できること

• 休むときは、ボタンを一つ押すだけ。 アプリのインストールは不要で、パソコンからもスマートフォンからもブラウザで使えます
• 休む日が決まっているなら、当日を待たず先に入力しておけます（旅行・法事などの予定）
• 欠席にひとことを添えられます（「発熱のため」など）。添えなくても構いません
• 休まないけれど伝えたいこと（遅刻・早退など）は「連絡事項」として送れます。出席予定のまま扱われ、内容が出欠のまとめといっしょに届きます（振替はつきません＝来られるためです）
• 出席の人は操作不要。締切時刻に未入力の人は、そのまま出席予定として数えます
• 締切時刻になると、欠席者の名前と人数のまとめが自動で届きます（メール／LINE）
• 1つの予定に来る人が5人以下のときは、欠席者だけでなく全員の名前と時刻をまとめに並べます。（1日分をまとめて送る設定でも、予定ごとに判定します）ピアノ教室のように生徒ごとに時間が違う運用で、「今日は誰が何時に来るか」がメール本文だけで分かります
• 管理者は今日の出欠状況をダッシュボードで一目で確認できます（欠席人数・出席予定人数・合計人数）
• 開催回ごとに備考（練習場所の変更・持ち物など・200字まで）を添えられます。メンバーの予定に表示されます
• 電話で受けた欠席を管理者が代理入力する運用にもできます（連絡の受け付け方を「お電話のみ」に）
• 過去の出欠はCSVでダウンロードできます

設定できる範囲

グループ（クラス・チームなど）ごとに設定します。デフォルトのまま触らなくても使えます。

• 締切時刻：時刻で指定します（デフォルトは朝8:00）。この時刻を過ぎるとメンバーは入力できなくなり、まとめが送られます。ただし遅刻・早退の連絡事項だけは、最後のまとめを送る時刻まで受け付けます（人数が変わらないため）。当日の朝に判明する遅刻も受けたい教室は、下の「まとめを送るタイミング」に開催直前の時刻を1つ足してください
• メンバーからの欠席・遅刻などの連絡：「アプリで受け付ける（デフォルト）／お電話のみにする／受け付けない」の3つから選びます。アプリ以外で受ける2つでは、メンバーは入力せず、電話などで受けた連絡を管理者が代理で入力します（振替の申請と単発イベントの申し込みは、どれを選んでもアプリから行えます）
• まとめを送るタイミング：締切時刻の1回がデフォルトです。1日に最大3回まで増やせます（前日夜・当日朝など）
• まとめの送信単位：開催回ごと（デフォルト）か、1日分をまとめて1通か。生徒ごとに予定の枠が並ぶ個人レッスンでは、1日1通にまとめられます
• 欠席が1件もない回はまとめを送らない：デフォルトは「毎回送る」です。1回あたりの人数が少ない運用では、送らない設定が有効です（遅刻・早退の連絡事項が入っている回は、この設定でも送ります）
• 追加の通知先メールアドレス：管理権限とは切り離して、まとめの届け先を増やせます
• これらは組織の複数グループへまとめて設定することもできます

できないこと・向かない運用

• 出欠は「休む」と「未入力（＝出席予定）」の2つです。 「行くかもしれない」といった中間の状態は持ちません。任意参加の申し込みが必要なときは、発表会・行事の申し込みをお使いください。遅刻・早退は状態ではなく「連絡事項」として扱います（出席予定のまま、内容がまとめといっしょに届きます。上記「できること」参照）
• 扱うのは「予定」です。 出席簿や入退室の打刻の代わりにはなりませんが、申告の訂正はできます（休むと連絡した人が当日来たら「来ました」で出席にもどせ、連絡なしで休んだ人は管理者が代理で欠席にできます）
• 届くのは欠席（と連絡事項）のまとめだけです。 出席が既定のため、連絡が要るのは休む人と、遅刻・早退などを伝えたい人だけです（「明日は練習です」といったリマインダーは送りません）
• 毎回シフトが変わる働き方の勤怠・欠勤管理には向きません。 クルカナの予定は曜日の繰り返しが土台のためです（向いている運用・向かない運用）

届くまとめの例

クラス（来る人が多い場合）:

【今日の出欠まとめ】月曜幼児クラス
欠席連絡あり：2人
・田中さん
・鈴木さん
以上2人欠席、残り12人出席予定

生徒ごとに時間が違う個人レッスン（1つの予定に来るのが数人・1日分をまとめて送る設定）:

【出欠まとめ】ピアノ教室
7月6日の予定4件：欠席連絡は合計1人です。

■ 10:00　田中さん
■ 11:00　鈴木さん（欠席・発熱のため）
■ 15:00　佐藤さん
■ 16:00　山田さん

こんな運用の例

• 週1回の体操教室（15人）：締切は朝8:00。保護者は休む日だけ知らせ、先生は8:00に届くメールで人数を把握します
• ピアノ教室（生徒ごとに時間が違う）：1日分をまとめて1通に設定し、「今日は誰が何時に来るか」を朝のうちに1通で確認します
• 曜日が決まっている職場：欠席の連絡先を1か所に集約し、朝の電話対応をなくします