向いている運用・向かない運用

クルカナは出欠・振替・連絡の管理に割り切ったサービスです。

何でもできる代わりに使いこなしが要る——ではなく、要るものだけが、誰にでも使える形でそろっています。

向いている運用と、はっきり向かない運用を先にお伝えします。登録して試したあとで「合わなかった」と分かるのでは、時間がもったいないからです。

向いている運用

• 曜日で決まったクラス・チーム・職場（習い事教室・スポーツチーム・固定曜日のパート勤務など）
• 生徒ごとに時刻が違う個人レッスン（ピアノ教室・個別指導塾など）。1つのグループの中に生徒ごとの予定の枠を並べる形で扱います
• 行事が中心の地域団体（子ども会・スカウト・消防団など）。毎週の固定予定ではなく、月に1〜数回の行事ごとに出欠をまとめる運用にも使えます
• 「今日休みます」の連絡を1か所に集めたい運用
• 出欠の集計を自動にしたい運用
• パソコンを使わずに運営している教室。スマートフォンだけで一通りの操作ができ、名簿・QRの印刷にも対応しています

できないこと・向かない運用

構造的に扱えないもの

• 毎回シフトが変わる働き方の勤怠・欠勤管理（飲食・小売・介護など）。クルカナの予定は曜日の繰り返しが土台で、「出席が既定」という前提で作られています。週ごとにシフトが入れ替わる運用は、設定を変えても表現できません
• 生徒1人につきグループを1つ作る使い方。グループは「複数人が同じ予定を共有する単位」で、1人だけのグループをたくさん並べる運用は想定していません（画面・お知らせ・料金・振替のどれもこの前提でできています）。生徒ごとに曜日と時刻が違う個人レッスンは扱えます——ただしその場合は、1つのグループの中に生徒の数だけ枠を作る形になります（上の「向いている運用」に挙げた個人レッスンの項目をご覧ください）

扱わない領域

出欠と連絡に集中するため、次はクルカナの守備範囲の外です。ほかのサービスと併用してお使いください。

• 月謝・集金・参加費の管理。会費・月謝の集金だけを専門に扱うサービスが複数あります（口座振替やクレジットカード決済で毎月の会費を集め、未納の督促まで引き受けるもの）。集金はそちらに、出欠と連絡はクルカナに、と分けてお使いいただけます
• 成績の管理
• 入退室の管理・打刻。来た人全員に毎回印をつけていく出席簿の代わりにはなりません（休むと連絡した人が来た・連絡なしで休んだ、といった申告の訂正は管理者が行えます）
• 複雑なレポート・分析。集計はCSVでの書き出しまでです
• 講師・従業員のシフト管理

期待とずれやすいところ

• 出欠は「休む」と「未入力（＝出席予定）」の2つです。「行くかもしれない」といった中間の状態は持ちません。遅刻・早退は状態ではなく「連絡事項」として送れます（出席予定のまま、内容がまとめといっしょに届きます。出欠の連絡と集計）
• 届くのは欠席（と連絡事項）のまとめだけです。出席が既定のため、連絡が要るのは休む人と、遅刻・早退などを伝えたい人だけです
• メンバー（ご本人・保護者）へのお知らせはメールで届きます。 LINEは管理者向けの通知にお使いいただけます
• 振替日の調整そのものは、教室とご家庭のやり取りで行います。クルカナは枠の残数と結果を台帳として引き受けます（申請機能をONにすれば、日付を指定して申し込むところまで画面で行えます）

迷ったときの見分け方

「予定（毎週の授業でも、月数回の行事でも）が決まっていて、休む連絡だけが手間」——この状態なら、まさに想定している使い方です。できること一覧から、必要な機能がそろっているかご確認ください。

次のどれかに当てはまる場合は、クルカナでは解決できません。

• 予定が「毎週固定」でも「月数回の行事」でもなく、その都度シフトを組んでいる（飲食・小売・介護などの勤務シフト）
• 欲しいのが「連絡の集約」ではなく、勤怠・給与・月謝の管理である
• 毎回の出席実績を全員ぶん記録する必要がある（打刻・出席簿として使いたい）
• 生徒1人ごとに別々のグループを作って管理したい（個人レッスンは、1つのグループの中に生徒の数だけ枠を作る形でお使いいただけます）

このうち月謝の管理が目的でしたら、会費・月謝の集金を専門に扱うサービスをお探しになるのが早道です。出欠の管理もあわせて必要なら、その2つを併用する形になります（クルカナに集金の機能を足す予定はありません）。