発表会・行事の申し込み

発表会・大会・保護者会などの参加申し込みを、かんたんに取りまとめられます。

毎週の予定が「休む人だけ連絡」なのに対し、行事は「申し込んだ人だけ参加」。別のものとして扱います。

できること

• 単発のイベントを作って公開し、参加の申し込みを取りまとめられます
• 対象を選べます：組織の全員／特定のグループ（クラス・チームなど）／特定のメンバーだけ。組み合わせも可能です
• 定員を設けられます。申込締切も設定できます
• 本人を含めた参加人数（保護者も来る、など）を申し込み時に入力してもらえます。締切前なら本人が人数を変更できます
• キャンセル待ちを受け付けられます
• 参加の承認制にもできます（全員いったん受け付けて、管理者が選ぶ形）
• 申込者の名簿をCSVでダウンロードできます。印刷用の名簿もあります
• 中止したときは、申し込んだ人へメールでお知らせします
• 公開後に日時・場所などが変わったときも、申し込み中・キャンセル待ちの人へメールで変更のお知らせを送れます。 送信文は管理者が自由に書けます（送るかどうかは管理者の任意操作です）
• 名簿にお知らせが届くかどうか（メールの登録があるか）が表示されます。メールがない人には管理者が電話などで個別に連絡できます
• 申し込みの代理登録・人数の修正・取消は、管理者が代わりに行えます。 電話などで受け付けた申し込みの登録や、締切を過ぎたあとの記録の訂正に使えます
• グループ管理者も、自分が担当するグループを対象にしたイベントなら作れます

設定できる範囲

• 定員（任意）・申込締切（任意）
• 申し込み後のキャンセルを許可するか
• 満席になったらどうするか：締め切る／キャンセル待ちを受け付ける
• 参加の承認制にするか：デフォルトはOFF。ONにすると、いったん全員の申し込みを受け付けて管理者が選びます（定員での自動判定・キャンセル待ちとは併用しません）
• 公開したときにお知らせを送るか（任意）
• 終了したイベントを一覧に何ヶ月残すか：3ヶ月（デフォルト）／1年／すべて。年に何十回も試合を登録するチーム向けです。自分が申し込んだイベントは、この設定にかかわらずずっと残ります
• 組織の全員を対象にできるのは、組織のオーナー・組織管理者だけです

できないこと・向かない運用

• キャンセル待ちの繰り上げは管理者が行います。 空きが出たら、待っている順に手作業で繰り上げてください（自動では繰り上がりません）
• 申し込みの催促は送りません。 対象のイベントがある人のホーム画面に表示されるのが基本の導線です
• 保護者へのお知らせはメールで届きます。 メールを登録していない人には届かないため、名簿の表示で確認して個別にご連絡ください
• 参加費の集金・決済には対応していません（向いている運用・向かない運用）
• イベントは毎週の予定とは別のまとまりで表示します。 見落としを防ぐため、1つのカレンダーには混ぜません

こんな運用の例

• 年1回の発表会：組織の全員を対象に、定員なし・締切ありで申し込みを受けます。名簿をCSVで出してプログラムを作ります
• 毎週試合があるスポーツチーム：試合ごとにイベントを作り、参加できる人だけ申し込んでもらいます。過去のイベントの表示期間を1年にして、対戦の履歴を残します
• 定員のある特別講習：定員とキャンセル待ちを設定します。空きが出たら、待っている順に管理者が繰り上げます
• 保護者会：参加の承認は不要、キャンセル可で受け付けます。人数を入力してもらい、席の準備に使います