メンバーを招待するには？（QR・メール招待）
管理者の方へ
招待の方法は用途に応じて使い分けられます。
共通QR・招待リンク
グループ共通のQRコード・リンクを配布する方法です。誰が来るか事前にわからない 新規募集（習い事の生徒募集など）に向いています。参加者が初回アクセス時に自分の名前を 登録して参加します。グループの設定で「参加承認」をONにしている場合は、参加前に 管理者の承認が必要になります。
個人QR（名簿を先に用意する場合）
すでに参加者の名簿がある場合（発表会の参加者、職場のメンバー等）は、名簿を一括で 仮登録し、メンバーごとの個人QRコードを発行・印刷して配布できます。1行に1人ずつ入力すれば まとめて仮登録できるため、20〜30人規模でも1人ずつ画面を開き直す必要はありません。 個人QRは管理者があらかじめ登録済み（＝実質承認済み）のため、参加承認は不要です。
メール招待・LINE招待
管理者画面からメールアドレスを入力してメール招待を送る方法、招待リンクをLINEで 手動共有する方法も利用できます。
QRコードの印刷
いずれの招待方法も、QRコードとして画面から印刷できます。印刷物には教室・チーム名に加えて 組織名と「出欠・連絡管理 クルカナ」の案内が入ります（掲示・配布した紙を見た方が、自分の 教室・チームでもクルカナを使えることに気づける入口です）。
招待リンクの再発行
招待リンクやトークンが漏れてしまった、失効させたいという場合は、管理者画面から トークンを再生成できます（再生成すると古いリンクは無効になります）。
パスワードを忘れた保護者の再発行で、きょうだいも一緒に切り離すか
同じ保護者アカウントで複数のお子さま（きょうだい）を管理している場合、個人QRの再発行画面には 「同じアカウントの他のメンバーも一緒に再発行する」という選択肢が表示されます（きょうだいが 1人もいないメンバーには表示されません）。既定で有効になっています（パスワード忘れの相談は たいてい「アカウントに入れない」という理由のため、きょうだい全員をまとめて救済するのが 自然なケースが多いためです）。
保護者から引き渡された・お子さま本人に別のアカウントを持たせたいなど、対象の1人だけを 切り離したい場合はチェックを外してください。 チェックを外すと、対象メンバーだけが今の アカウントから切り離され、他のきょうだいは引き続き同じアカウントで見られます。
QRが使われないまま残っているメンバーは？
配布した個人QRが使われないままでも、メンバーが自動で削除されることはありません。 名簿には「未引き取り」と表示され、通常のメンバーと同じように出欠の入力（管理者による 代理入力）や集計の対象になります。QRの有効期限が切れた場合は、管理者画面から再発行して 配り直せます。
在籍している扱いのままなので、料金の対象人数にも数え続けます。 前年度の名簿が そのまま残っていると、実際には通っていない方のぶんもお支払いが続くことになります。
そのため、登録から90日以上たっても引き取られていない方がいる場合は、名簿の上部に 「登録から90日以上たっても引き取られていない方が◯人います」という案内が出ます （0人のときは出ません）。案内の「この◯人を表示」から、その方たちだけを絞り込んで 確認できます。名簿の「未引き取り」バッジも、90日を超えた方だけ注意色と経過日数つきで 表示されるため、配布したばかりで引き取り待ちなだけの方と見分けられます。
通わないことになった場合は、メンバー一覧から削除してください。まだ引き取られていない 個人QRを配っている方の場合は、そのQRも同時に使えなくなります（すでに引き取られたQR・ 共通QRや招待リンクで参加した方には、無効になるQRはありません）。過去の出欠記録はいずれの 場合も残ります。
同じ子が複数のグループ（種目・学年）に出るときの登録は？
種目ごと・学年ごとにグループを分けている団体で、1人の子が2つ以上のグループに出る場合は、 名簿（メンバー）は1つのまま、複数のグループに在籍させます。
まず1つのグループだけに登録（個人QRの一括仮登録や共通QRでの参加）してください。そのうえで、 2つ目以降のグループの「招待・QR」画面を開き、「すでに登録済みの方を追加する」でお名前を入力して 探し、「このグループに追加する」を押します。今までのグループはそのまま残り、これまでの出欠の記録も そのままです。料金の人数は増えません（同じ方なので1人と数えます）。振替の残り回数は、同じ振替の まとまりのグループどうしでのみ使えます（別のまとまりのグループでは使えません）。
- 探すときは、名簿に登録されているお名前をそのまま入力してください（一部だけでは探せません）
- あなたが管理していないグループの所属は「あなたが管理していないグループ」とだけ表示されます （どのグループかは出ません）。同じお名前の方が複数いて見分けられないときは、組織の管理者に ご確認ください
- 保護者の承認は要りません（グループが増えるだけで、今のグループから外れないため）。追加したことは 保護者にメールでお知らせします
- 個人QRは新しく発行されません（すでに保護者のアカウントと結びついているため、追加したグループの 予定はそのままホームに出ます）
保護者が自分でそのグループの共通QR・招待リンクを開いて「すでに登録しているメンバー」を選ぶ方法も 従来どおり使えます。
複数の指導者がそれぞれのグループの名簿を同時に一括仮登録すると、同じ子が別々のメンバーとして二重に 登録されます（料金の人数にも2人分として数えられます）。そのため、入力したお名前が同じ組織の別の グループにすでにある場合は、いったん登録を止めて確認をお願いしています。同じ方なら「すでに登録済みの 方を追加する」を使ってください。同姓同名の別の方であれば、チェックを入れればそのまま登録できます。
進級・クラス移動で名簿を移すには？
すでに在籍している方を進級やクラス替えで別のグループに移したいときは、メンバー一覧の 「別のグループへ移す（依頼を送る）」の操作を使います。個人QRの一括仮登録は使わないでください。 一括仮登録は必ず「新しい別人」としてメンバーを登録するため、これまでの出欠記録・振替枠が 新しいグループに引き継がれません。
手順は次のとおりです。
- 移す前のグループ（今のグループ）のメンバー一覧で「別のグループへ移す（依頼を送る・複数選択）」を開き、 移動先のグループを選びます。移動先に選べるのは、同じ組織の中であなたが管理しているグループです
- 「移す（今のグループからは外れる）」か「追加する（今のグループにも残る）」を選び、対象の方に チェックを入れて送ります。年度替わりの進級なら「移す」、複数のグループ・種目に出る場合は「追加する」です
- 保護者にメールで案内が届き、ログイン後のホーム画面にも「クラス移動の依頼」が表示されます。保護者が 「承認して移る」を押すと所属が変わります。承認されるまで所属は変わりません（管理者だけで所属を 変えることはできません）
- 未応答の方はメンバー一覧の「別のグループへ移す依頼の状況」で確認でき、取り下げもできます。 見送られた依頼も30日間ここに表示されます
振替の残り回数は、「移す」で承認されたときに自動で引き継がれます（同じ振替のまとまりのグループ どうしの場合）。承認の処理が「先に新しいグループへ参加→そのあと今のグループを退会」の順序で行われる ためで、手順の順序を気にする必要はありません。
保護者がまだ参加していない（未引き取り）方は、依頼ではなくそのまま移動先に入ります。 依頼を受け取って 承認する人がいないためです。配布済みの個人QRはそのまま使え、引き取ると新しいグループの名簿に紐付きます （新しく仮登録し直すと別人として二重登録になるため避けてください）。人数の上限で入れられなかった方は 結果メッセージに名前が出ます。
なお、一括仮登録で入力した名前が組織内の別のグループにすでに在籍している場合は、いったん登録を止めて 確認をお願いします（同姓同名の別の方であれば、チェックを入れればそのまま登録できます）。同じ方を もう1つのグループにも入れるだけなら「すでに登録済みの方を追加する」、今のグループから移すなら この「別のグループへ移す（依頼を送る）」を使ってください。
この機能でできること・設定できる範囲は、「参加してもらう」でご確認いただけます。