メンバーを招待するには？（QR・メール招待）
管理者の方へ
招待の方法は、参加する方が事前に分かっているか（名簿があるか）で使い分けられます。
共通QR・招待リンク
グループ共通のQRコード・リンクを配布する方法です。誰が来るか事前にわからない新規募集（習い事の生徒募集など）に向いています。参加する方が最初にQRコード・リンクを開いたときに、自分の名前を登録して参加します。グループの設定で「参加承認」をONにしている場合は、参加前に管理者の承認が必要になります。グループの設定の「メンバーの迎え方」で「みんなに配る」を選んでいるときは、「メンバーを招待」画面の上に共通のQRコード・招待リンクが出ます（「名簿で配る」を選んでいるときは、名簿をまとめて登録する窓口と「ひとりずつ配る」が上に出て、共通のQRコード・招待リンクは「新しい人を募集するときの共通QR・リンク」として畳まれます。「みんなに配る」を選んでいるときは、名簿から個人QRを配る節が畳まれます。どちらも、画面の先頭の「このグループは…の設定です（変更）」から迎え方を変えられます）。まだ選んでいないときは、個人QRを出した人が1人以上いれば「ひとりずつ配る」が上に、いなければ共通のQRコード・招待リンクが先に表示されます。
個人QR（名簿を先に用意する場合）
すでに名簿がある場合（教室の生徒名簿、職場のメンバー表など）は、名簿を一括で仮登録し、メンバーごとの個人QRコードを発行・印刷して配布できます。1行に1人ずつ入力すればまとめて仮登録できるため、20〜30人規模でも1人ずつ画面を開き直す必要はありません。個人QRで参加する方は、管理者があらかじめ名簿に登録していて承認したのと同じ扱いになるため、参加承認は不要です。
共通のQRコード・招待リンクは、知っている人なら誰でも（転送された先の人も）参加の手続きに進めます。参加の承認をオフにしているグループでは、承認なしで名簿に入るため、「メンバーを招待」画面のリンクの近くに注意と「参加を承認制にする」ボタンが出ます（押すと、これからの参加は管理者の承認のあとになります。すでに申請中の人は変わりません）。
リンクを送るときの文は、同じ画面の「送る案内文の例（コピーできます）」からそのままコピーして使えます。グループ名・リンクなどは自動で入ります。個人レッスンでは、生徒ごとにリンクを作る必要はなく、生徒が参加したら、毎週の予定ごとに「参加する人」に選んでください（保護者やご本人が選ぶことはありません）。地域団体のグループでは、これからの予定が無いうちは案内文が行事の申し込み向けになり（いま受付中の行事があれば1件が入ります。予定を登録すると、ほかの用途と同じ欠席連絡の文になります）、お子さまが参加するグループには、きょうだいがいる場合は同じリンクからもう一度手続きしてもらう一文も入ります。案内文と参加の画面は、グループの「参加する人」の設定で保護者向けか本人向けかが変わります（初めは組織の用途に合わせ、職場は本人、それ以外は子ども）。大人が自分で参加するチームなどは、配る前に、グループの「設定」の「基本」にある「参加する人」を「本人」に変えてください。 全員が参加する毎週の予定があるグループは、参加すると自動でその予定に入ります（参加する人を選んでいる予定は、参加のあとに選んでください）。
メンバーが休む連絡をするには、グループに予定が要ります。これからの予定が無いうちは、招待の画面の上にその旨と「毎週の予定を登録」が出ます（リンクは予定の登録の前に配っても構いません）。地域団体では、訓練・定例会など休む人だけが連絡する集まりは「1回だけの予定」として登録し、参加を募る行事は「イベント」で作ります。
名簿の登録は「ほかの招待方法」の「名簿をまとめて登録」を開いて行います。登録した方は「ひとりずつ配る（名簿から）」の一覧に並び、各行の「詳細・操作」から個人QRの再発行・失効・発行ができます（このグループに在籍中の方の行だけです。名簿から削除した方・退会した方の行は、個人QRを配った記録として一覧に残りますが、QRの表示・再発行・失効はできません）。未引き取りの方は「QR・リンクを表示」で、その方の分だけを表示・印刷できます。この画面にはその方専用のリンクと送る文の例があり、「リンクをコピー」「文をコピー」でLINEなどからも送れます。リンクは、その方の保護者やご本人だけに送ってください（ほかの人が開くと、その登録を引き取れてしまいます）。一覧は登録した順に並び、同じ名前の方がいる行には「登録日」が添えられます。同じグループに同じ名前の方がすでに登録されているときは、登録する前に確認が出ます（同じ方なら入力欄からその行を消してください）。貼り付けた中に同じ名前が2行以上あるときも、同じ確認が出ます（名簿を二重に貼っていないかをご確認ください）。表計算から姓と名が別の列のまま貼ると、1列目だけが名前になります。2列目以降を読み込まなかった行があるときは、登録後のメッセージにその行数が出ます。姓と名を1つの列にまとめてから貼り付けてください。登録後のメッセージの「QRをまとめて印刷」から、そのまま印刷の画面へ進めます。
メール招待・LINE招待
ほかに、管理者画面でメールアドレスを入力してメール招待を送る方法と、招待リンクをLINEに貼り付けて送る方法があります。
休止中のグループでは、招待メールを送れません。再開してからお送りください。
メール招待の有効期限は7日間です。期限が切れた招待は「送信済みの招待」に「期限切れ」と出て、「送り直す」で新しい期限の招待メールを同じアドレスへ送り直せます（前に送ったメールのリンクは使えなくなります）。
QRコードの印刷
いずれの招待方法も、QRコードとして画面から印刷できます。印刷物にはグループ名に加えて組織名と「出欠・連絡管理 クルカナ」の案内が入ります（掲示・配布した紙を見た方が、自分たちの活動でもクルカナを使えると知るきっかけになります）。
招待リンクの再発行
招待リンクやトークンが漏れてしまった、失効させたいという場合は、「メンバーを招待」画面の「リンクの設定」を開いて「作り直す」を押してください（作り直すと古いリンク・配布済みのQRは無効になります）。有効期限も同じ場所で変えられます。
パスワードを忘れた保護者の再発行で、きょうだいも一緒に切り離すか
同じ保護者アカウントで複数のお子さま（きょうだい）を管理している場合、個人QRの再発行画面には「同じアカウントの他のメンバーも一緒に再発行する」という選択肢が表示されます（きょうだいが 1人もいないメンバーには表示されません）。既定で有効になっています（パスワード忘れの相談はたいてい「アカウントに入れない」ことが理由なので、きょうだい全員をまとめて再発行するほうが合う場合が多いためです）。
保護者から引き渡された・お子さま本人に別のアカウントを持たせたいなど、対象の1人だけを切り離したい場合はチェックを外してください。 チェックを外すと、対象メンバーだけが今のアカウントから切り離され、他のきょうだいは引き続き同じアカウントで見られます。
グループ管理者の権限は引き継がれません。 再発行するメンバーのアカウントがグループ管理者の権限を持っているときは、確認の文でお知らせします。再発行すると、そのメンバーが在籍するグループの権限は外れます。きょうだいを一緒に再発行すると、その子が在籍するグループの権限も外れます。あなたが担当していないグループの権限も外れます。新しいアカウントで参加したあとに、メンバー画面からもう一度付けてください。
無料枠の上限が近づいたときの表示は？
無料枠（組織全体で在籍メンバー20人まで）の残りが3人以下になると、この招待の画面とメンバーの画面の先頭に「無料で使えるのはあと◯人です（21人目からはお支払いの登録が必要です）」と出ます。数えるのはお支払いの画面の人数のバーと同じ、組織全体の在籍メンバー数です。ちょうど20人に達したときは「無料で使える人数（20人）に達しました。21人目からは、オーナーのお支払いの登録が必要です」と出ます。お支払いの登録がある組織（有料・お試し中・LINE通知の定額を含む）には出ません。
QRが使われないまま残っているメンバーは？
配布した個人QRが使われないままでも、メンバーが自動で削除されることはありません。名簿には「未引き取り」と表示され、通常のメンバーと同じように出欠の入力（管理者による代理入力）や集計の対象になります。QRの有効期限が切れた場合は、管理者画面から再発行して配り直せます。
在籍している扱いのままなので、料金の対象人数にも数え続けます。 前年度の名簿がそのまま残っていると、実際には通っていない方のぶんもお支払いが続くことになります。
そのため、登録から90日以上たっても引き取られていない方がいる場合は、名簿の上部に「登録から90日以上たっても引き取られていない方が◯人います」という案内が出ます（0人のときは出ません）。案内の「この◯人を表示」から、その方たちだけを絞り込んで確認できます。名簿の「未引き取り」バッジも、90日を超えた方だけ注意色と経過日数つきで表示されるため、配布したばかりで引き取り待ちなだけの方と見分けられます。
通わないことになった場合は、メンバー一覧から削除してください。まだ引き取られていない個人QRを配っている方の場合は、そのQRも同時に使えなくなります（すでに引き取られたQR・共通QRや招待リンクで参加した方には、無効になるQRはありません）。ほかのグループにも在籍している方の QRは、そのグループで使うため残りますが、削除したグループの名簿からは表示・再発行・失効できなくなります。過去の出欠記録はいずれの場合も残ります。
同じ子が複数のグループ（種目・学年）に出るときの登録は？
種目ごと・学年ごとにグループを分けている団体で、1人の子が2つ以上のグループに出る場合は、名簿（メンバー）は1つのまま、複数のグループに在籍させます。
まず1つのグループだけに登録（個人QRの一括仮登録や共通QRでの参加）してください。そのうえで、 2つ目以降のグループの「招待・QR」画面を開き、「すでに登録済みの方を追加する」でお名前を入力して探し、「このグループに追加する」を押します。今までのグループはそのまま残り、これまでの出欠の記録もそのままです。料金の人数は増えません（同じ方なので1人と数えます）。振替の残り回数は、同じ振替のまとまりのグループどうしでのみ使えます（別のまとまりのグループでは使えません）。
- 探すときは、名簿に登録されているお名前をそのまま入力してください（一部だけでは探せません）
- あなたが管理していないグループの所属は「あなたが管理していないグループ」とだけ表示されます（どのグループかは出ません）。同じお名前の方が複数いて見分けられないときは、組織の管理者にご確認ください
- 保護者の承認は要りません（グループが増えるだけで、今のグループから外れないため）。追加したことは保護者にメールでお知らせします
- 個人QRは新しく発行されません（すでに保護者のアカウントと結びついているため、追加したグループの予定はそのままホームに出ます）
保護者が自分でそのグループの共通QR・招待リンクを開いて「すでに登録しているメンバー」を選ぶ方法も従来どおり使えます。
複数の指導者がそれぞれのグループの名簿を同時に一括仮登録すると、同じ子が別々のメンバーとして二重に登録されます（料金の人数にも2人分として数えられます）。そのため、入力したお名前が同じ組織の別のグループにすでにある場合は、いったん登録を止めて確認をお願いしています。同じ方なら「すでに登録済みの方を追加する」を使ってください。同姓同名の別の方であれば、チェックを入れればそのまま登録できます。
進級・グループの移動で名簿を移すには？
すでに在籍している方を進級やグループの移動で別のグループに移したいときは、メンバー一覧の「まとめて操作」の「別のグループへの移動・追加」の操作を使います。個人QRの一括仮登録は使わないでください。一括仮登録は必ず「新しい別人」としてメンバーを登録するため、これまでの出欠記録・振替枠が新しいグループに引き継がれません。
手順は次のとおりです。
- 移す前のグループ（今のグループ）のメンバー一覧で「まとめて操作」を開いて「別のグループへの移動・追加」を選び、移動先のグループを選びます。移動先に選べるのは、同じ組織の中であなたが管理しているグループです
- 「移す（今のグループからは外れる）」か「追加する（今のグループにも残る）」を選び、対象の方にチェックを入れて送ります。年度替わりの進級なら「移す」、複数のグループ・種目に出る場合は「追加する」です
- 保護者にメールで案内が届き、ログイン後のホーム画面にも「グループ移動の依頼」が表示されます。保護者が「承認して移る」を押すと所属が変わります。承認されるまで所属は変わりません（管理者だけで所属を変えることはできません）
- 未応答の方はメンバー一覧の「別のグループへ移す依頼の状況」で確認でき、取り下げもできます。見送られた依頼も30日間ここに表示されます
振替の残り回数は、「移す」で承認されたときに自動で引き継がれます（同じ振替のまとまりのグループどうしの場合）。承認の処理が「先に新しいグループへ参加→そのあと今のグループを退会」の順序で行われるためで、手順の順序を気にする必要はありません。
保護者がまだ参加していない（未引き取り）方は、依頼ではなくそのまま移動先に入ります。 依頼を受け取って承認する人がいないためです。配布済みの個人QRはそのまま使え、引き取ると新しいグループの名簿に紐付きます（新しく仮登録し直すと別人として二重登録になるため避けてください）。人数の上限で入れられなかった方は結果メッセージに名前が出ます。
なお、一括仮登録で入力した名前が組織内の別のグループにすでに在籍している場合は、いったん登録を止めて確認をお願いします（同姓同名の別の方であれば、チェックを入れればそのまま登録できます）。同じ方をもう1つのグループにも入れるだけなら「すでに登録済みの方を追加する」、今のグループから移すならこの「別のグループへの移動・追加」を使ってください。
この機能でできること・設定できる範囲は、「参加してもらう」でご確認いただけます。