グループ管理者のメール招待について

各グループの管理者（先生・コーチ・店長など）を、メンバー名簿に登録することなくメールで招待し、複数のグループへまとめて任命できます。

対象グループを担当する管理者にできること

招待を承諾すると、指定されたグループの管理者になります。そのグループの出欠状況の確認、スケジュールの登録、参加申請の承認、代理入力、振替枠の管理などができます。権限はグループ全体に及ぶため、同じグループの他の管理者が受け持つメンバーの出欠・名簿も見えるようになります。

グループ管理者に見える情報

グループ管理者は、担当するグループの次の情報を見て、管理できます（主なもの）。

• 名簿（メンバーのお名前と、そのメンバーを登録したアカウントのお名前）と、参加の申請（申請したアカウントのお名前）
• 出欠（お休みの連絡と理由・連絡事項）と振替の記録、そのグループの予定とイベントの申し込み

次の情報は、グループ管理者の画面には表示されません。

• メンバーや保護者がログインに使うメールアドレスとパスワード。このグループからメールで招待した宛先は、承諾されるまで招待の一覧に表示されます
• 担当していないグループの名簿と出欠。組織全体のイベントでは、担当外のグループの方のお名前は「（担当外のメンバー）」と表示されます
• 料金とお支払い、組織の設定（組織のオーナー・組織管理者が扱います）

招待方法

組織の管理画面の「グループ管理者」にある「グループ管理者を招待」の「招待する」を押すと、招待の入力画面が開きます。招待にはメールアドレスが必要です（メールの無い方は招待できません）。招待したい方のメールアドレス（1行に1件・30件まで）と、担当してほしいグループ（複数選択できます）を選んで「招待メールを送る」を押します。宛先が複数あるときは、それぞれへ招待メールを1通ずつ送ります（担当するグループは全員同じです）。 2件以上のときだけ、送る前に件数を確認するダイアログが出ます。「組織の設定」や各グループの設定のグループ管理者（先生・コーチなど。呼び方は用途で変わり、組織の設定の「組織名」の行の「変更」から開く「詳細設定」で変えられます）の行の「招待」からは、そのグループを選んだ状態で同じ画面が開きます（ほかのグループも選べます）。初期設定や、あとからグループを追加したときの準備の中でも、グループごとに同じ画面が開きます。このときは、そのグループの担当の方・招待中の方の一覧が上に出て、送ったあとも同じ画面に戻ります（結果は画面の上の帯に出ます）。担当してもらうグループは、初期設定の案内の中では「ほかのグループも担当する場合」に畳まれています。グループ管理者がいない（ご自身で見る）グループは「◯◯はいない（自分で見る）」で次へ進めます。送り終えたあとは、送らなかった宛先（同じ宛先が重なっている・既に招待を送信済み・選んだグループの管理者に既になっている）が一覧で表示されます。招待は7日間有効です。招待中の一覧は組織の管理画面に表示され、未承諾の招待を取り消すこともできます。招待された方が承諾すると、招待した方へメールで1通お知らせが届きます（メールアドレスをお持ちで、いまも組織管理者の方のみ）。

期限が切れた招待には「送り直す」が出ます。押すと、同じ担当グループのまま新しい期限（7日間）で同じアドレスへ招待メールを送り直します（前に送ったメールのリンクは使えなくなります）。

この招待はメンバー名簿への登録を伴いません。招待を承諾した方は、選んだグループの管理者としてのみ追加され、出欠の集計や人数のカウントに混ざることはありません。

既存の任命方法との違い

各グループのメンバー画面で、対象メンバーの行の「詳細・操作」を開き、「管理権限を渡す」から、既に参加している方へ個別に管理権限を渡す方法も引き続き使えます。まだメンバー名簿に登録されていない方（外部から新しく招待するグループ管理者など）や、複数のグループをまとめて担当してもらいたい場合は、この画面からのメール招待が便利です。

メンバーとして在籍している方へ管理権限を渡す場合：渡しても、その方は在籍メンバーのままです。ご自身の出欠を「休む」で連絡でき、出席予定人数・出欠まとめの集計にも、無料枠（組織全体で20人まで）・お支払いの対象人数・振替枠の付与対象にも、これまでどおり入ります（管理権限はアカウントに対して与えられるもので、名簿の行を変えないためです）。メンバーとグループ管理者を兼ねている方（例：自分の子も参加しているグループ管理者）でも、出欠と管理の両方をそのまま使えます。メール招待で追加したグループ管理者（メンバー名簿に登録されない方）は名簿に載らないため、出欠・集計・お支払いのいずれの対象にもなりません。

招待できる方・送れる方

この招待を送ったり取り消したりできるのは、組織のオーナーと組織管理者のみです（グループ管理者どうしでは招待できません）。招待できるグループは、この組織の稼働中のグループに限られます。

招待を送ったあとに、対象のグループを休止・終了した場合

招待は送ってから7日間有効なので、そのあいだにグループの状態が変わることがあります。承諾の時点で休止中・終了予約済み・削除済みになっているグループは、担当から自動的に外れます（承諾前の画面にも、そのグループは並びません）。他に有効なグループが残っていれば、その分だけ担当になります。

対象のグループがすべて無効になっていた場合は、承諾できません。 このとき招待は使用済みにならず「承諾されていない招待」のまま残るので、グループを再開してから改めて承諾してもらえます（招待を送り直す必要はありません）。

なお、承諾前の招待が残っているグループは、組織の管理画面のグループ一覧の「通知・引き継ぎ等」にその件数が表示されます。その行の「詳細・操作」を開くと、休止・削除のボタンのそばにも表示されます。

権限の剥奪

グループ管理者の権限を外す操作は、任命の経路によって場所が異なります。

• この画面からメール招待で追加したグループ管理者（メンバー名簿に登録がない方）は、組織の管理画面の「グループ管理者」の一覧で、各行の「詳細・操作」を開き、対象グループの「外す」で解除します。この方はメンバー名簿に行を持たないため、グループのメンバー画面には現れません。
• 各グループのメンバー画面から個別に任命したグループ管理者（メンバーとして在籍している方）は、同じく組織の管理画面の一覧の各行の「詳細・操作」から解除できるほか、そのグループのメンバー画面で対象メンバーの行の「詳細・操作」を開き、「管理権限を外す」からも解除できます（どちらの操作でも同じ結果になります）。

いずれも、招待の取消（「承諾される前の招待」を無効にする操作）とは別の操作です。権限を外すと、本人へその旨がメールで通知されます（メールアドレスをお持ちの方のみ）。

この機能でできること・設定できる範囲は、「複数グループ・複数の管理者で運営する」でご確認いただけます。