発表会・大会などの単発イベントを開催するには？

毎回の出欠（休むときだけ連絡する方式）とは別に、発表会・大会・保護者会・懇親会・ 特別講習のような単発イベントの参加申し込みをまとめて管理できます。通常の出欠と違い、 イベントは「申し込んだ人だけが参加」という方式（申し込み制）です。

作成・公開できる人

組織オーナー・組織管理者に加え、グループ管理者もイベントを作成できます。ただし グループ管理者が主催できるのは、自分が管理するグループ・そのメンバーを対象にする場合に限ります。 組織の全員を対象にできるのは、組織オーナー・組織管理者だけです。

名簿を見たり、締め切ったりできる人

対象が自分の管理するグループ・そのメンバーにおさまっているイベントは、作ったのが自分か どうかに関わらず操作できます。 同じグループを複数の管理者で担当している場合、主催者が その日いなくても、ほかの管理者が名簿の確認・CSV・受付の締切・中止を行えます。承認制の イベントに新しい申し込みが入ったときのお知らせも、操作できる管理者全員に届きます （申し込みが短時間に集中した場合は、数分待ってからまとめて1通で届きます）。

組織の全員が対象のイベントや、自分が管理していないグループ・メンバーも対象に含む イベントは操作できません（他のグループの方の名簿が見えてしまうためです）。一覧には 「あなたの管理範囲の外まで対象に含むイベントです」と表示され、主催者に確認をお願いする かたちになります。

設定できる項目

対象（組織全員／特定グループ／特定メンバーの組み合わせ）、開催日、終了日（任意）、 定員（任意）、申込締切（任意）、申し込み後のキャンセルを認めるかどうか、申し込みに承認を 必要とするか（ON/OFFで選べます。承認制にすると、キャンセル待ちの設定は使われなくなります）、 を設定できます。定員を超える場合は「満席で締切」または「キャンセル待ちを受け付ける」を選べます （繰り上げは自動では行われないため、キャンセルが出た際は管理者が手動で連絡してください）。

合宿など複数日のイベントは終了日を入れると、最終日まで「開催予定」に残り、一覧・通知・名簿に 「8/1〜8/3」と出ます。申し込みは1回・定員も一つです（日数ぶん別々にイベントを作る必要は ありません）。1日で終わるイベントは終了日を空欄のままにしてください。

申込者名簿の確認・CSVダウンロード

申込者の一覧は画面で確認できるほか、CSVでダウンロードできます。表計算ソフトを使わずに そのまま紙に出せる印刷用の名簿画面も用意されています。名簿には、退会・削除済みのメンバーは 名前を伏せた形で表示されます。承認制にしている場合は、名簿に「承認待ち」の一覧が表示され、 そこから申し込みを承認するか見送るかを選べます（結果は申し込んだ本人へ自動でメールが届きます。 メールが登録されていない方には届きません）。

イベントを中止した場合

申し込み済み（キャンセル待ちを含む）のメンバーの保護者へ、中止のお知らせがメールで送られます （メールを登録していない保護者には届かないため、そうした方には電話等で個別にご連絡ください。 名簿画面で「お知らせが届くか」を確認できます）。

この機能でできること・設定できる範囲は、「発表会・行事の申し込み」でご確認いただけます。