発表会・大会などの単発イベントを開催するには？

毎回の出欠（休むときだけ連絡する方式）とは別に、発表会・大会・保護者会・懇親会・特別講習のような単発イベントの参加申し込みをまとめて管理できます。通常の出欠と違い、イベントは「申し込んだ人だけが参加」という方式（申し込み制）です。

作成・公開できる人

組織オーナー・組織管理者に加え、グループ管理者もイベントを作成できます。ただしグループ管理者が主催できるのは、自分が管理するグループ・そのメンバーを対象にする場合に限ります。組織の全員を対象にできるのは、組織オーナー・組織管理者だけです。

名簿を見たり、締め切ったりできる人

対象が自分の管理するグループ・そのメンバーにおさまっているイベントは、作ったのが自分かどうかに関わらず操作できます。 同じグループを複数の管理者で担当している場合、主催者がその日いなくても、ほかの管理者が名簿の確認・CSV・受付の締切・中止を行えます。承認制のイベントに新しい申し込みが入ったときのお知らせも、操作できる管理者全員に届きます（申し込みが短時間に集中した場合は、数分待ってからまとめて1通で届きます）。

組織の全員が対象のイベントや、自分が管理していないグループ・メンバーも対象に含むイベントは操作できません（他のグループの方の名簿が見えてしまうためです）。一覧には「あなたの管理範囲の外まで対象に含むイベントです」と表示され、主催者に確認をお願いするかたちになります。

設定できる項目

対象（組織の全員／特定グループ／特定メンバーの組み合わせ）、開催日、開始時刻・終了時刻、終了日（任意）、定員（任意）、申込締切（任意）、申し込み後のキャンセルを認めるかどうか、申し込みに承認を必要とするか（ON/OFF）を設定できます。定員を超える場合は「満席で締切」または「キャンセル待ちを受け付ける」を選べます（繰り上げは自動では行われないため、キャンセルが出た際は管理者が手動で連絡してください）。組織のイベントで対象に多くのグループを選ぶときは、「グループを選ぶ」の「すべて選択／解除」が使えます（検索で絞ったときは、見えているグループだけが対象です）。承認制をONにすると「キャンセル待ちを受け付ける」は使われないため、画面からも消えます。

「定員・受付」の最後の「参加人数の欄の見出し」で、申し込みの人数の欄の見出しを書き換えられます（例：手伝いに来る人数）。空欄なら「参加人数（ご本人を含む）」と表示します。書き換えた見出しは、申込者名簿・印刷・CSV・承認待ちのお知らせにも使われます。

合宿など複数日のイベントは終了日を入れると、最終日まで「開催予定」に残り、一覧・通知・名簿に「8/1〜8/3」と出ます。申し込みは1回・定員も一つです（日数ぶん別々にイベントを作る必要はありません）。1日で終わるイベントは終了日を空欄のままにしてください。終了時刻は、複数日のイベントでは最終日の時刻として扱われます。

対象に選んだメンバーが、組織のどのグループにも在籍しなくなったとき

メンバーを個別に選んで対象にしたイベントは、その方が別のグループへ移っても対象のままです。組織のどのグループにも在籍しなくなったとき（最後のグループの削除・終了、名簿からの削除、ご本人の退会）は、対象から外れ、これから開催されるイベントの申し込みは自動で取り消されます。その方はイベントを開けなくなり、申し込み直すこともできません。終わったイベントの申し込みは記録として残りますが、そのイベントの開催日をあとから今日以降へ変更（延期）したときは、在籍していない方の申し込みを、変更の保存のときに取り消します（定員に数えません）。

個別に選んだメンバーのうち、イベントの詳細の「対象」に並ぶのは、いま在籍している方だけです。在籍していない方は名前を出さず、「（ほか、いま在籍していない人1人）」のように人数だけを添えます。選んだ方が1人も在籍していないときは「指定したメンバー1人は、いま在籍していません」と表示されます（このままでは誰も申し込めません。対象を選び直すか、名簿で元に戻してください）。

名簿で「元に戻す」と、対象の指定はそのまま戻ります（選び直す必要はありません）。取り消された申し込みは戻らないので、必要なら申し込み直してもらってください。

グループ管理者が、そのイベントを開けなくなることがあります

対象に選んだメンバーの1人が組織からいなくなっても、その方がご自分の管理するグループにしかいたことがないか、最後に在籍していたのがご自分の管理するグループなら、グループ管理者はそのイベントを引き続き操作できます（複数のグループに在籍したままアカウントを削除した方は、どのグループの管理者も引き続き操作できます）。

次のときは、ほかのグループにいた方の名簿が見えてしまわないよう、グループ管理者からは開けなくなります。そのときは、組織オーナー・組織管理者が開けます。

• その方がいたグループを、グループごと削除・終了したとき
• その方が、ご自分の管理するグループのほかにも参加や参加の申請をしたことがあり、どこかのグループへの申請が、承認待ち・見送り・取り下げになっているとき（いなくなったあとに、もう一度申請した場合を含みます。承認されて在籍に戻れば、対象にも戻ります）

組織オーナー・組織管理者がイベントを編集して保存すると、在籍していない方の指定が外れ、グループ管理者もまた操作できるようになります。いなくなった方の取り消し済みの申し込みは名簿に残りますが、ほかのグループにいた方のお名前・連絡事項は、グループ管理者には表示されません（組織オーナー・組織管理者には、下の「組織からいなくなった方のお名前・連絡事項」の期間のあいだ表示されます）。

申込者名簿の確認・CSVダウンロード

イベントの一覧の「詳細を見る」（イベント名からも開けます）で、そのイベントの画面が開きます。申込者の一覧は画面で確認できるほか、画面の「ダウンロード（CSV）」を開いて「CSV（Excel用・推奨）」でダウンロードできます（申込の状態・名前・所属グループ・人数・お知らせのメールが「届く」か「届かない」か・申込日時・連絡事項・対象範囲が入ります）。人数の変更・繰り上げ・取り消しは、名簿の各行の「詳細・操作」から行います。イベントの内容を変えるときは、同じ画面の「編集」から開きます（一覧から直接開けるのは、まだ公開していない下書きの「確かめて公開する」（詳細の画面が開き、そこで公開・編集ができます）だけです）。公開中のイベントでは、名簿の前の「まだ申し込んでいない方」を開くと、対象の方のうち申し込みのない方（申し込みを取り消した方を含みます）をグループごとに確認できます。表計算ソフトを使わずにそのまま紙に出せる印刷用の名簿画面も用意されています。承認制にしている場合は、名簿に「承認待ち」の一覧が表示され、そこから申し込みを承認するか見送るかを選べます（結果は申し込んだ本人へ自動でメールが届きます。メールが登録されていない方には届きません）。

なお、申し込みがまだ1件も無いあいだは、CSVダウンロードのボタンは表示されません（取消・見送りのみの場合も同様です）。印刷用の名簿画面は、当日その場で手書きしていただく白紙の名簿としても使えるため、申し込みが無くても常に表示されます。

組織からいなくなった方のお名前・連絡事項

退会・名簿からの削除・グループの削除・アカウントの削除などで、組織のどのグループにも在籍しなくなった方の申し込みは、名簿に行が残ります。そのお名前と連絡事項は、最後の在籍が終わった月の、1年後の翌月の末日まで表示され、その翌日から表示されなくなります（アカウントを削除した方は削除から30日までで、そのあとお名前は「（退会）」と表示されます）。画面・印刷用の名簿・CSVのどれも同じです。

• 表示されるのは、組織オーナー・組織管理者と、その方が最後に在籍していたグループのグループ管理者です。ほかのグループにいた方のお名前・連絡事項は、グループ管理者には表示されません。
• 名簿の「元に戻す」などで在籍に戻ると、また表示されます。
• 在籍している方でも、いまイベントの対象ではなく、ご自身が管理するグループにも在籍していない方のお名前・連絡事項・所属のグループ名は、グループ管理者には表示されません（組織オーナー・組織管理者には表示されます）。お名前は「（担当外のメンバー）」と表示されます。

終了したイベントを一覧に表示する期間

終了したイベントは、デフォルトでは終了から3ヶ月のあいだ一覧に残り、それより前のものは一覧から隠れます（一覧から隠れるだけで、データは消えません）。毎週試合をするチームのように、対戦の記録を長く見返したい場合は、グループの「設定」→「イベント」の「終了したイベントの表示期間」で「1年」または「すべて表示」に変えられます。ご自身が申し込んだイベントは、この設定に関わらずいつでも一覧に残ります（メンバーが自分の申し込みを見失わないため）。

イベントを中止した場合

申し込み済み（キャンセル待ちを含む）のメンバーの保護者へ、中止のお知らせがメールで送られます（メールを登録していない保護者には届かないため、そうした方には電話等で個別にご連絡ください。名簿画面で「お知らせが届くか」を確認できます）。

この機能でできること・設定できる範囲は、「発表会・行事の申し込み」でご確認いただけます。