イベントの承認制・キャンセル待ち・中止のお知らせ

発表会・大会などのイベントは、申し込みをそのまま自動で受け付ける以外に、「参加の承認を必要とする」設定にすることもできます。ここでは承認制・キャンセル待ち・中止のときの画面の動きをまとめます。

参加承認制をオンにする

イベントの作成・編集画面の「申し込みに承認を必要とする」をONにすると、申し込みはすぐには確定せず、いったんすべて「承認待ち」で受け付けられます。定員を超えた分もいったん受け付けたうえで、管理者が誰を通すか選ぶ形です。ONにすると、キャンセル待ちの設定は使われなくなります（承認制が「全員受け付けて管理者が選ぶ」運用を兼ねるためです）。

承認待ちを承認・見送りする

承認待ちの申し込みがあると、イベント詳細画面に「承認待ちがN件あります」という案内と、申し込んだ人の一覧が表示されます。

承認は、通す方にチェックを入れて「選択した申し込みをまとめて承認」を押します。1件だけ承認するときも同じ手順です。押すと確認が出て、何件を（お名前つきで）承認するか、本人へお知らせのメールが届くこと、承認したあとは承認待ちへ戻せないことをお伝えします（選んだ人数が残りの定員を超えるときは、その旨もお伝えします）。承認は本人へすぐメールが届く操作で取り消せないため、押した瞬間に確定しないよう、まとめて確認する形にしています。承認待ちが多くページが分かれているときは、いま表示されているページの分だけを選べます。

通さない場合は、その行の「見送り」ボタンで1件ずつ対応します（こちらも確認が出ます）。承認・見送りの結果は、申し込んだ本人へ自動でメールが届きます（メールアドレスが登録されていない方には届きません）。

定員とキャンセル待ち

イベントの作成・編集画面の「定員・受付」で、定員（任意）と「キャンセル待ちを受け付ける」を設定できます。定員に達すると、キャンセル待ちをONにしている場合はそのまま順番待ちとして受け付け、OFFの場合は満席として締め切ります。

繰り上げは自動ではありません

キャンセルが出て枠が空いても、キャンセル待ちの人が自動で繰り上がることはありません。イベント詳細の申込者名簿から、繰り上げたい人の行にある「繰り上げる」ボタンを管理者が押して初めて繰り上がります。押すと確認が出て、どなたを何名分繰り上げるか、本人へは自動で通知されないこと、キャンセル待ちへは戻せないことをお伝えします。繰り上げても本人へ自動の通知は届かないため、電話やメールなど別の手段で直接連絡してください。

イベントを中止する

イベント詳細画面の「イベントを中止する」ボタンから中止にできます。中止は取り消せない操作です。公開済みのイベントを中止すると、そのとき申し込み中・キャンセル待ちだった方の保護者へ、中止のお知らせがメールで自動的に送られます（メールアドレスが登録されていない方には届かないため、名簿画面の「お知らせ：届く／届かない」の表示を確認し、届かない方には電話などで直接ご連絡ください）。すでに見送り・取消済みだった申し込みには送られません。

中止したイベントとその申込者名簿は、削除されずに一覧・詳細画面にそのまま残ります。中止済みの印がついた状態で確認でき、同じ内容でもう一度開催したい場合は、詳細画面から複製して新しく作成できます。

この機能でできること・設定できる範囲は、「発表会・行事の申し込み」でご確認いただけます。