名簿をまとめて操作する（一括仮登録・一括削除・復元）

個人QRの一括仮登録

すでに紙の名簿がある組織では、名前を先にまとめて登録し、一人ひとり専用のQRを配る運用ができます。招待の画面（QR・招待リンクの画面）にある「名簿をまとめて登録」の入力欄に、1行に1人ずつ名前を入力します。既存の名簿を貼り付けるだけで済みます。名前だけでよく、ニックネームでもかまいません。同じ名前の人がすでにいる場合は、その場でお知らせします。

登録が終わったら、「QRをまとめて印刷」から、まだ引き取られていない人全員分のQRを1回で印刷できます。個々の申請者の行にも「印刷」ボタンがあり、そちらからも同じ印刷画面を開けます。

個人QRの再発行と、他のグループの管理者への連絡

パスワードを忘れた等の理由で個人QRを再発行すると、その人はいったん「未引き取り」に戻ります（新しいQRから登録し直していただく必要があります）。同じアカウントで複数のグループ（例：きょうだいで別のグループ）に在籍している場合、再発行の対象に「同じアカウントの他のメンバーも一緒に再発行する」を選ぶと、そのメンバーが在籍する他のグループの管理者へ、「◯◯さんが未引き取りに戻りました」という通知が自動で届きます（発行が必要な新しいQRを出せるのはその管理者だけのため）。あなた自身のグループへは重ねて届きません。

引き取られると何が起きるか

配ったQRを本人（保護者）が読み取ると、「この登録を引き取る」という案内が表示されます。引き取りが完了すると、その人のアカウントとして紐づき、以後はそのアカウントで出欠の連絡ができるようになります。メールアドレスを登録しない場合は、ログイン用のIDが自動で発行され、完了画面で控えられます。

まとめて削除する

年度替わりの卒業・退会などで複数人をまとめて外したいときは、名簿の画面で「まとめて操作」を開き、操作に「削除」を選ぶと、在籍中のメンバーの行にチェックボックスが現れます。選べるのは表示しているページの人だけです（ページを移ったり絞り込みを変えたりすると選択は外れます）。1人でも選んでいる間はほかの操作へは切り替えられないので、切り替えるときは「選択を解除」を押してください。対象を選んで送信すると、確認のダイアログに「◯人（選んだ名前）を名簿から削除しますか？」と、過去の出欠の記録は残り管理者が見られることが、内容ごとに空行を入れて表示されます。選んだ中にまだ引き取られていない個人QRを配っている方がいる場合は「配布済みの個人QRが使えなくなる方が◯人います」も添えられます（いない場合は出ません）。未消化の振替や、今後のイベント申し込みが取り消される人が含まれる場合も、その旨をあわせて示します。外すとその組織での最後の在籍が終わる方がいる場合は、「◯◯さんはこの組織のどのグループにもいなくなります。名前や出欠の記録は◯年◯月◯日まで残り、在籍していたグループの管理者と組織の管理者が見られます（保護者の画面からは見られません）。その日を過ぎると、記録から名前が外れます。」も添えます（1人ずつ「削除」するときの確認も同じです）。

まとめて元に戻す

削除・退会済みのメンバーは、同じ名簿の画面の「まとめて操作」で「元に戻す」を選び、対象を選んで戻せます。確認のダイアログには「◯人（選んだ名前）を在籍に戻しますか？」と表示されます。ほかのグループに在籍が残る人は、いつでも戻せます。この組織のどのグループにも在籍が残らない人は、名簿に出ている「◯年◯月◯日まで表示」の日を過ぎると、記録が組織から外れるため戻せなくなります（その日までは戻せます）。ただし無料枠（組織全体で在籍メンバー20人まで・管理権限だけをお持ちの方は含みません）の上限に達している場合は、上限を超える人数分は戻せず、戻せた人数と戻せなかった人数がまとめて案内されます。有料プランに切り替えれば上限なく戻せます。保護者がアカウントから外したお子さまは、1人ずつでも、まとめてでも戻せません（「詳細・操作」に「保護者がアカウントから外したため、元に戻せません。参加し直すときは、新しく招待してください。」と表示され、まとめて操作の対象にも入りません）。

削除した人の過去の出欠記録

削除・退会させても、名前や過去の出欠の記録は消えずに残ります（画面には「削除済み」と表示されます）。ただし、退会・削除によってその人が組織のどのグループにも在籍しなくなる場合、今後予定していたイベントの申し込みは自動で取り消され、これは「元に戻す」を押しても復活しません。取り消したときは、ご本人に届く「在籍終了のお知らせ」にもそのことを書きます。

名簿が多いときの絞り込み

名簿の人数がある程度多くなると、名前で検索する欄や、「在籍」「未引き取り」「承認待ち」「退会・削除」で絞り込むタブが自動的に表示されます。30人規模のグループが複数あるような組織でも、目的の人をすぐに見つけられます。

名簿が少なくてこのタブが出ないときも、退会・削除した方がいれば、名簿の下に「退会・削除した人の一覧（n人）」のリンクが出ます。間違えて退会した方を戻すときは、そこから開いてください。

名前の検索は大文字・小文字を区別しません（「Kenji」で登録した方を「kenji」でも探せます）。表示名（ニックネーム）を設定している方は、本名・表示名のどちらでも見つかります。姓と名のあいだの空白も区別しません。「山田　太郎」で登録された方は、「山田 太郎」でも「山田太郎」でも見つかります（同じ理由で、参加時に同じ名前の方がいるかどうかの確認も、空白の入れ方が違うだけなら「同じ名前の方がいます」とお知らせします）。

名簿をCSVでダウンロードする

名簿の画面のいちばん下にある「ダウンロード（CSV）」から、名簿の一覧をCSVでダウンロードできます（書き出す方が1人もいないあいだは、この欄は表示されません。承認待ちの方だけのときも、名簿CSVには承認待ちが含まれないため表示されません）。文字コードを選べます（UTF-8が既定です。古いExcelで文字化けする場合は Shift_JISを選んでください）。氏名・役割・在籍状態・参加日・退会日と、「お知らせのメール」（メールでの通知が「届く」か「届かない」か）を書き出します。同じ名前の方が名簿にいるときだけ、名前の後ろに「（10/17登録）」のように登録日が付きます。メールアドレスそのものは出力されません。在籍中の方に加え、退会・削除済みの方（承認待ちを除く）も含まれます。

この機能でできること・設定できる範囲は、「参加してもらう」でご確認いただけます。